株主総会議事録テンプレ|定時・臨時・決議事項別の書き方と法定要件

「株主総会を開催したが、議事録のテンプレが手元にない」「会社法上の必須記載事項を漏れなく書きたい」「書面決議(みなし決議)とは何?」「登記申請に使えるレベルの議事録が必要」——経営者・法務担当者・税理士・司法書士からよく聞かれるご相談です。

結論からお伝えすると、株主総会議事録 テンプレートでは『会社法第318条・施行規則第72条の必須記載事項』『議事の経過の要領及び結果』『出席役員・株主・議長・議事録作成者の特定』『重要な発言の概要』『書面決議の活用』の5点を確実に押さえることが重要です。本記事では、会員登録不要で即ダウンロードできる株主総会議事録テンプレート(Word形式・定時総会対応)を配布しています。

定時・臨時・決議事項別の書き方、書面決議(みなし決議)、オンライン株主総会対応、登記申請への活用まで、経営者・法務の実務目線で整理しました。

本記事の方針 本テンプレートは一般的な書式の一例であり、会社の規模・決議事項に応じた修正が必要です。議事録の不備は登記却下・後の紛争につながるため、重要決議(役員選任・定款変更・組織再編等)では司法書士・弁護士のレビューを必ず受けてください。

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目次

1. 結論:即使える株主総会議事録テンプレを今すぐDL
2. 株主総会議事録の法的根拠|会社法第318条・施行規則第72条【独自視点】
3. 必須記載事項チェックリスト|9項目
4. 定時株主総会 vs 臨時株主総会の違い【独自視点】
5. 決議の種類|普通決議・特別決議・特殊決議【独自視点】
6. 書面決議(みなし決議)の活用【独自視点】
7. オンライン株主総会への対応【独自視点】
8. 書き方ガイド|主要項目の記入例
9. よくある質問(FAQ)
10. まとめ:テンプレ+電子化で議事録運用を最速化

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1. 結論:即使える株主総会議事録テンプレを今すぐDL

まず、本記事配布の株主総会議事録 テンプレートの概要をご確認ください。

配布テンプレートのスペック

項目	内容
書式	Microsoft Word(.docx)
タイプ	株主総会議事録(定時総会・記載例付き)
対応法令	会社法・会社法施行規則・電子帳簿保存法等
記載項目	必須9項目を網羅
会員登録	不要
メールアドレス入力	不要
DL方法	ボタンクリックで即ダウンロード

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ダウンロード後、会社情報・決議事項を編集するだけですぐ使えます。

使い方の3ステップ

1. ダウンロード:上のボタンからWordテンプレートを保存
2. 編集:会社情報・開催日時・決議事項を記入
3. 作成:議事録作成者・議長の署名押印を経て完成(電子署名も可)

「ダウンロード→編集→完成」を当日中に完結できます。

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2. 株主総会議事録の法的根拠|会社法第318条・施行規則第72条【独自視点】

株主総会議事録 ひな形を使う前に、まず法的根拠と作成義務を押さえましょう。

議事録作成義務の根拠

会社法第318条第1項は、株主総会(種類株主総会を含む。以下同じ。)について議事録の作成を義務付けています。

株主総会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成しなければならない。

議事録作成の具体的内容(会社法施行規則第72条)

会社法施行規則第72条は、議事録の記載事項を具体的に定めています。

必須記載事項

1. 株主総会が開催された日時及び場所(場所がない場合は当該事実)
2. 株主総会の議事の経過の要領及びその結果
3. 法務省令で定める一定の事項
4. 株主総会に出席した取締役、執行役、会計参与、監査役、会計監査人の氏名又は名称
5. 株主総会の議長の氏名(議長が存する場合)
6. 議事録の作成に係る職務を行った取締役の氏名

議事録の保存義務

保存場所	保存期間	根拠条文
本店	10年間	会社法第318条第2項
支店	5年間(写しを保存)	会社法第318条第3項

議事録の閲覧・謄写

株主・債権者は、営業時間内であればいつでも、議事録の閲覧又は謄写を請求することができます(会社法第318条第4項・第5項)。

議事録不備のリスク

リスク	内容
登記申請の却下	役員変更・定款変更等の登記申請時、議事録不備で登記却下
過料の制裁	議事録の作成・保存義務違反は100万円以下の過料(会社法第976条第8号)
株主からの責任追及	違法な決議に基づく対応で株主から責任追及されるリスク
税務調査での指摘	議事録の不備が経理処理の根拠不明確として指摘

電子化の対応

会社法は、議事録の電磁的記録による作成も認めています(会社法第318条第1項括弧書き)。電子署名による作成・保存が可能で、電子帳簿保存法にも対応できます。

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3. 必須記載事項チェックリスト|9項目

株主総会議事録 テンプレートで必ず記載すべき9項目をチェックリストで確認しましょう。

必須9項目チェックリスト(会社法施行規則第72条準拠)

• ① 株主総会の種類(定時総会・臨時総会)
• ② 開催日時
• ③ 開催場所(オンライン開催の場合はその旨)
• ④ 議決権を行使できる株主の総数及び総株主の議決権数
• ⑤ 出席株主数及びその議決権数(委任状による出席含む)
• ⑥ 出席役員(取締役・監査役・会計参与・会計監査人等)
• ⑦ 議長の氏名
• ⑧ 議事の経過の要領及び結果(議案・決議内容)
• ⑨ 議事録作成者の氏名

重要決議事項に応じた追加項目

決議事項	追加記載項目
取締役・監査役の選任	候補者の氏名・略歴・候補者の同意
計算書類の承認	承認した計算書類の特定
配当決議	配当の額・基準日・効力発生日
定款変更	変更前後の条文
組織再編(合併・分割等)	契約書・計画書の概要

必須項目の優先度

優先度	項目	理由
★★★	議事の経過・結果	議事録の中核
★★★	開催日時・場所	適法な開催の証拠
★★★	議決権数(全体・出席)	定足数・決議要件の確認
★★	出席役員・議長	出席義務の遵守確認
★★	議事録作成者	責任の明確化
★	発言の概要	議論の経過記録

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4. 定時株主総会 vs 臨時株主総会の違い【独自視点】

株主総会議事録 ひな形を使う前に、定時総会と臨時総会の違いを整理しましょう。

定時総会と臨時総会の比較

観点	定時株主総会	臨時株主総会
開催時期	毎事業年度終了後3ヶ月以内(会社法第296条第1項)	必要に応じて随時
開催義務	必須(毎事業年度1回)	任意(必要時)
典型的な議題	計算書類承認・剰余金処分・役員選任	役員交代・定款変更・組織再編等
招集権者	取締役会(取締役会設置会社)	取締役会・株主(少数株主権)
基準日	通常は事業年度末	基準日は任意に設定

定時総会の主な議題

通常の定時総会の議題

1. 計算書類及び事業報告の承認・報告
2. 剰余金処分案の承認(配当決議)
3. 役員選任・解任(任期満了時)
4. 取締役・監査役の報酬決定
5. その他必要事項

臨時総会の主な議題

よくある臨時総会の議題

1. 役員の中途交代(辞任・解任・新任)
2. 定款変更(発行可能株式数の変更・本店移転等)
3. 増資・減資(募集株式発行・資本金減少等)
4. 組織再編(合併・分割・株式交換等)
5. 解散・清算

招集手続の違い

観点	定時総会	臨時総会
招集通知発送	開催日の2週間前まで(公開会社)	同左
議題の事前通知	必要(会社法第299条第4項)	同左
基準日の公告	必要(2週間前まで)	任意設定の場合は別途

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5. 決議の種類|普通決議・特別決議・特殊決議【独自視点】

決議事項によって、必要な決議要件(議決権数)が異なります。議事録には決議の種類を明示することが重要です。

決議の3類型

決議	定足数	決議要件	主な決議事項
普通決議	議決権の過半数を有する株主の出席	出席株主の議決権の過半数	計算書類の承認・配当・役員選任等
特別決議	議決権の過半数を有する株主の出席	出席株主の議決権の3分の2以上	定款変更・組織再編・自己株取得等
特殊決議	議決権の過半数を有する株主の出席	議決権者の半数以上かつ議決権の3分の2以上	譲渡制限株式への変更等

普通決議の典型例

• 計算書類の承認(会社法第438条)
• 剰余金処分(配当)(会社法第454条)
• 取締役・監査役の選任(会社法第329条)
• 取締役・監査役の解任(会社法第339条)
• 役員の報酬決定(会社法第361条)
• 取締役・監査役の責任の一部免除

特別決議の典型例

• 定款変更(会社法第466条)
• 募集株式の発行(第三者割当)(会社法第199条)
• 自己株式の取得(会社法第156条)
• 資本金の減少(会社法第447条)
• 合併・会社分割・株式交換・株式移転(会社法第783条等)
• 解散(会社法第471条)
• 譲渡制限株式の譲渡承認の拒否

特殊決議の典型例

• 全部の株式の内容として譲渡制限を付す定款変更(会社法第309条第3項)
• 株主全員に対する株主平等原則の例外設定

決議要件の表記例

■ 議案
第1号議案:取締役○名選任の件

■ 決議要件
普通決議(会社法第309条第1項)
出席株主の議決権の過半数の賛成

■ 決議の結果
発行済株式総数:○○○株
議決権を行使することができる株主の総数:○○名
これらの株主の議決権の総数:○○○個
出席株主数:○○名(うち議決権行使書面による出席○○名)
出席株主の議決権の総数:○○○個
賛成:○○○個
反対:○○個
棄権:○個
結果:可決

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6. 書面決議(みなし決議)の活用【独自視点】

会社法には、実際に株主総会を開催せずに議事録を作成する「書面決議(みなし決議)」の制度があります(会社法第319条)。

書面決議(みなし決議)とは

株主全員が書面又は電磁的記録による同意の意思表示をした場合、株主総会の決議があったものとみなす制度です。

書面決議のメリット

• 株主総会の開催が不要(時間・場所の節約)
• 議事録作成の手続きが簡素化
• 中小企業・少人数株主の会社で有用
• リモート対応で全国・海外株主にも対応可

書面決議の要件

1. 取締役又は株主から議案の提案
2. 議決権を行使することができる株主の全員からの書面又は電磁的記録による同意
3. 議事録の作成・保存(本店10年間)

書面決議が使えないケース

• 株主の意見が分かれる議案(全員同意が得られない)
• 上場会社(株主数が多く全員同意は事実上不可)
• 取締役会非設置会社で、株主からの議題提案がある場合

書面決議の議事録テンプレ例

                     株主総会議事録

会社法第319条第1項の規定に基づき、本日、以下の議案について
株主全員から同意があったため、株主総会の決議があったものと
みなされる旨を、議事録としてここに記録する。

1. 議案
   第1号議案:[議案の内容]

2. 提案者:[取締役○○ ○○]

3. 同意年月日:令和○年○月○日

4. 同意した株主
   ・株主A([氏名又は名称]):議決権○○○個
   ・株主B([氏名又は名称]):議決権○○○個
   合計議決権数:○○○個(全議決権の100%)

5. みなし決議成立日:令和○年○月○日

6. 議事録作成日:令和○年○月○日
7. 議事録作成者:代表取締役 ○○ ○○

(同意書面又は電磁的記録は別添)

書面決議と電子契約の親和性

書面決議では、株主全員の同意を電磁的記録(電子署名)で取得することが認められています。電子契約サービスを活用することで、リモート・全国対応での書面決議が容易に実現できます。

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7. オンライン株主総会への対応【独自視点】

近年、オンライン株主総会(ハイブリッド型・バーチャル型)の活用が広がっています。

オンライン株主総会の3類型

類型	内容	適用可否
リアル株主総会	物理会場のみ	全社可能(従来型)
ハイブリッド出席型	物理会場+オンライン参加(議決権行使可)	全社可能(2020年経産省指針)
ハイブリッド参加型	物理会場+オンライン参加(議決権行使は事前)	全社可能
バーチャルオンリー型	物理会場なし・オンラインのみ	上場会社は産業競争力強化法に基づく要件あり(2021年〜)

バーチャルオンリー株主総会の要件(上場会社)

産業競争力強化法第66条等に基づき、経済産業大臣及び法務大臣の確認を受け、定款の定めがあれば、バーチャルオンリー型が可能です。

議事録における場所の記載

開催形態	議事録の「場所」記載
リアル株主総会	物理会場の住所
ハイブリッド型	物理会場の住所(オンライン参加者は別途記載)
バーチャルオンリー型	「場所の定めなし」(該当する事実を記載)

バーチャル株主総会の議事録例

1. 開催日時:令和○年○月○日(午前10時開始)
2. 開催場所:場所の定めなし
   (なお、本株主総会は、産業競争力強化法第66条に基づき、
   経済産業大臣及び法務大臣の確認を受けた、いわゆる
   バーチャルオンリー型の株主総会として開催した。)
3. 出席株主:
   (1) オンライン出席株主:○○名(議決権○○○個)
   (2) 事前議決権行使:○○名(議決権○○○個)

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8. 書き方ガイド|主要項目の記入例

主要項目の書き方を、記入例付きで解説します。

8-1. ヘッダー部分

                       第○○期 定時株主総会議事録

1. 開催日時:令和○年○月○日(○曜日)午前10時00分
2. 開催場所:[東京都○○区○○ ○-○-○ 当社本店会議室]
3. 開催方法:[リアル開催/ハイブリッド出席型/バーチャルオンリー型]

8-2. 株主の出席状況

4. 当会社の株主の状況
   発行済株式総数        :○○○株
   議決権を行使することができる
   株主の総数          :○○名
   これらの株主の議決権の総数  :○○○個

5. 出席株主の状況
   出席株主数(委任状による出席含む):○○名
   出席株主の議決権の総数      :○○○個

(議決権を行使することができる株主の議決権の総数の過半数を
有する株主の出席を得たため、本総会は適法に成立した。)

8-3. 出席役員

6. 出席役員
   議長(代表取締役)  :○○ ○○
   取締役       :○○ ○○、○○ ○○
   監査役       :○○ ○○
   (会計参与・会計監査人がいる場合は同様に記載)

8-4. 議事の経過(定時総会の典型例)

7. 議事の経過の要領及び結果

定刻、代表取締役○○ ○○は議長席に着き、本日の出席株主数及び
その議決権数を発表し、本総会は適法に成立したことを宣言した。

【報告事項】
第○○期(令和○年○月○日から令和○年○月○日まで)事業報告の内容
及び計算書類の内容報告の件

議長は、第○○期事業報告及び計算書類について、別紙のとおり報告した。

【決議事項】

第1号議案:第○○期(令和○年○月○日から令和○年○月○日まで)
       計算書類承認の件

議長は、本議案について、別紙計算書類の通り承認を求めたところ、
出席株主の議決権の過半数の賛成により、原案通り承認可決された。

決議結果:
発行済株式総数:○○○株
議決権数:○○○個
賛成:○○○個
反対:○個
棄権:○個

第2号議案:剰余金処分案承認の件

議長は、本議案について、次のとおり剰余金の処分を求めた。
(1) 配当財産の種類:金銭
(2) 株主への配当金の総額:金○○○,○○○円
(3) 1株当たり配当金:金○○○円
(4) 効力発生日:令和○年○月○日

採決の結果、出席株主の議決権の過半数の賛成により、原案通り
承認可決された。

第3号議案:取締役○名選任の件

議長は、本議案について、次の○名を取締役候補者として推薦し、
選任を求めた。
(1) ○○ ○○(再任)
(2) ○○ ○○(新任)
(3) ○○ ○○(再任)

採決の結果、出席株主の議決権の過半数の賛成により、原案通り
承認可決され、各候補者の就任承諾を得て、本日付で取締役に就任した。

8-5. 議事録の終了部分

以上をもって本日の議案の審議は全て終了したので、議長は、
午前11時30分閉会を宣した。

上記の議事の経過の要領及びその結果を明確にするため、本議事録を
作成し、議長及び議事録の作成に係る職務を行った取締役が次に
記名押印する(電子契約の場合は電子署名)。

令和○年○月○日

[会社の正式名称]
本店所在地:[東京都○○区○○ ○-○-○]

議長 代表取締役 ○○ ○○ (印)
議事録作成者 取締役 ○○ ○○ (印)

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9. よくある質問(FAQ)

Q1. 株主総会議事録 テンプレートはそのまま使って大丈夫?

A. 本記事配布のテンプレートは一般的なひな形ですが、会社の規模・決議事項に応じてカスタマイズが必要です。役員選任・定款変更・組織再編等の重要決議では、登記申請の根拠資料となるため、必ず司法書士・弁護士のレビューを受けてください。

Q2. 株主総会議事録の保存期間は?

A. 本店で10年間、支店で5年間の保存義務があります(会社法第318条)。電子化した場合も、電子帳簿保存法に対応した方式で保存することが必要です。

Q3. 株主総会を開催せずに議事録を作成できる?

A. はい、会社法第319条の書面決議(みなし決議)の制度を活用できます。株主全員から書面又は電磁的記録による同意を得た場合、株主総会の決議があったものとみなされます。少人数株主の中小企業で特に有用です。

Q4. 株主総会議事録 ひな形のダウンロードに会員登録は必要?

A. いいえ、会員登録もメールアドレス入力も不要で即ダウンロードできます。ボタンをクリックするだけでWordファイルが保存されます。

Q5. 株主総会議事録に印紙は必要?

A. 株主総会議事録は印紙税の課税文書に該当しないため、印紙は不要です。紙でも電子でも印紙税は発生しません。

Q6. オンライン株主総会(バーチャルオンリー型)は誰でも開催できる?

A. ハイブリッド型(物理会場+オンライン)は全社可能ですが、バーチャルオンリー型(物理会場なし)は上場会社のみ(産業競争力強化法に基づく経済産業大臣・法務大臣の確認+定款の定めが必要)。非上場会社でも、書面決議(みなし決議)を活用すればリモート完結が可能です。

Q7. 議事録は電子署名で完成できる?

A. はい、電磁的記録による議事録作成は会社法上認められています(会社法第318条第1項括弧書き)。電子契約サービスでの電子署名による作成も可能で、電子帳簿保存法にも対応します。登記申請でも電子議事録の利用が広がっています。

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10. まとめ:テンプレ+電子化で議事録運用を最速化

株主総会議事録 テンプレートのポイントを整理します。

📝 この記事のポイント

• 会社法第318条・施行規則第72条に基づく作成義務
• 必須9項目を網羅(種類・日時・場所・議決権数・出席者・議長・議事経過・作成者)
• 定時総会(事業年度末3ヶ月以内・毎年1回)と臨時総会(随時)の使い分け
• 決議は普通決議・特別決議・特殊決議の3類型(必要な議決権数が異なる)
• 書面決議(みなし決議・会社法第319条)で開催を省略可能
• オンライン株主総会(ハイブリッド型・バーチャルオンリー型)に対応
• 保存期間は本店10年・支店5年(過料制裁あり)
• 電子化対応で電子帳簿保存法・登記申請に対応
• 本記事配布のテンプレは登記申請対応・会員登録不要

「最新テンプレ+電子化」が、議事録運用を最速化する現代のスタンダードです。

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