退職金支給通知書テンプレ|計算根拠の明示・税務処理の書き方
退職金支給通知書テンプレートを無料配布。会員登録不要・即DL可能。計算根拠の明示・退職所得控除・源泉徴収・中退共との関係・電子化対応まで実務直結で解説。
公開日: （更新: ）
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退職金支給通知書テンプレート
- ✅会員登録不要・メールアドレス入力不要・即ダウンロード可能
- ✅実務でそのまま使える Word(.docx) 形式
ダウンロードしたファイルは一般的なひな形です。個別案件に応じた修正が必要ですので、重要な契約は弁護士にご相談ください。
「退職者に退職金の支給内容を通知したいが、書類はどう作る?」 「計算根拠・税務処理を分かりやすく明示したい」 「退職金支給通知書 テンプレートを、最新法令対応で入手したい」
退職金支給通知書は、退職者に対して退職金の支給内容(金額・計算根拠・税務処理等)を通知する書面です。実務上、
- 退職金額・計算根拠の透明化(本人への説明責任)
- 税務処理の明示(退職所得控除・源泉徴収)
- 支給日・振込先の確認(事務処理の確実化)
- 後の紛争予防(計算根拠の文書化)
- 中退共との連動(支給元の区別明示)
など、退職事務の核心書面として機能します。
しかし、
- 計算根拠を不明示にして退職者の不信を招く
- 退職所得控除の計算ミス
- 退職所得の受給に関する申告書の取扱いを誤る
- 中退共との支給区分を曖昧にする
など、知識不足による失敗事例があります。
この記事では、退職金支給通知書テンプレート(Word形式)を、会員登録不要・即DL可能で配布します。計算根拠の明示・退職所得控除・源泉徴収・中退共対応・電子化対応まで、中小企業の労務担当向けに実務直結で解説します。
📌 本記事は、退職金規程・所得税法・中小企業退職金共済法等の公開法令をもとに、執筆しています。具体的な事案については、弁護士・社労士・税理士等の専門家にご相談ください。
この記事の結論
- 退職金支給通知書 テンプレートは、本記事から会員登録不要・即DL可能(Word形式)
- 退職金支給通知書は法的義務ではないが実務上必須(透明性・紛争予防)
- 必須記載は退職者情報+支給額+計算根拠+退職事由+税務処理+支給日・方法
- 退職所得控除(勤続20年以下:40万円×年・20年超:800万円+70万円×超過年数)
- 退職所得の受給に関する申告書提出の有無で源泉徴収方法が変わる
- 中退共(中小企業退職金共済)併用時は支給元区分を明示
- 電子化で退職事務を効率化
目次
- 退職金支給通知書テンプレートの無料DL
- 退職金支給通知書とは|法的位置付け
- 退職金支給通知書に必ず記載すべき項目
- 退職金の計算根拠の書き方
- 退職所得控除と源泉徴収の計算
- 退職所得の受給に関する申告書の取扱い
- 中小企業退職金共済との連動
- テンプレートの章立てと書き方ガイド
- 退職金支給通知書を電子化するメリット
- ダウンロードしたテンプレートの使い方手順
- よくある質問(FAQ)
- まとめ:無料DL→電子化で退職事務を効率化
1. 退職金支給通知書テンプレートの無料DL
まず、本記事で配布している退職金 支給明細 ひな形を紹介します。
📥 退職金支給通知書テンプレート(Word形式)
✅ 会員登録不要・メールアドレス入力不要・即ダウンロード可能
✅ 計算根拠の明示欄あり(基本給連動・ポイント制・別表方式対応)
✅ 退職所得控除・源泉徴収税額の自動計算ガイド付き
✅ 中退共併用時の支給元区分対応
✅ 電子帳簿保存法対応
2. 退職金支給通知書とは|法的位置付け
退職金支給通知書は、退職者に対し、退職金の支給内容を通知する書面です。
法的位置付け
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 法的義務 | なし(法定義務ではない) |
| 実務上の必要性 | 必須(透明性確保・紛争予防) |
| 関連書類 | 退職金規程・退職所得の受給に関する申告書・源泉徴収票 |
| 保管要件 | 電子帳簿保存法対応で電子保管が可能 |
退職金支給通知書の役割
- 計算根拠の透明化:退職金額の算定方法を明示
- 税務処理の明示:退職所得控除・源泉徴収税額
- 支給日・方法の通知:振込日・振込先口座
- 本人の確認機会の確保:不明点の問い合わせ機会
- 記録の文書化:後の紛争・税務調査への備え
「退職金支給通知書」と類似書類の関係
| 書類 | 内容 |
|---|---|
| 退職金支給通知書(本テンプレ) | 退職者への通知書面 |
| 退職金規程 | 会社の退職金制度を定めた社内規程 |
| 退職所得の源泉徴収票 | 税務上の必須書類(税務署提出用) |
| 退職所得の受給に関する申告書 | 退職者が会社に提出する税務書類 |
これらは別個の書類ですが、密接に関連します。本テンプレートは、退職者への通知に特化した設計です。
独自視点:退職金支給通知書は「最後の信頼関係構築書面」
退職金は、
- 長年の労務の対価としての性格
- 本人の人生における重要なイベント
- 会社の評価が形式化される最後の機会
の3点で重要です。計算根拠を明示した丁寧な通知書は、
- 退職者の納得感
- 退職後の会社評価(口コミ・SNS等)
- 残留従業員への信号(自分も適切に処遇されるという安心感)
に大きく影響します。「最後の信頼関係構築書面」として、丁寧な作成が推奨されます。
3. 退職金支給通知書に必ず記載すべき項目
退職金 支給明細 ひな形で押さえるべき記載項目を整理します。
必須記載項目
| No | 項目 | 内容 |
|---|---|---|
| 1 | タイトル | 「退職金支給通知書」「退職金支給明細書」等 |
| 2 | 発行日 | 通知書の日付 |
| 3 | 退職者情報 | 氏名・所属部署・社員番号 |
| 4 | 入社日・退職日 | 雇用期間の特定 |
| 5 | 勤続年数 | 退職金計算の基礎 |
| 6 | 退職事由 | 自己都合・会社都合・定年・死亡等 |
| 7 | 退職金の算定根拠 | 算定方式(基本給連動・ポイント制・別表方式) |
| 8 | 退職金額 | 総支給額(税引前) |
| 9 | 退職所得控除額 | 勤続年数に基づく控除額 |
| 10 | 退職所得金額 | (退職金 - 控除額) × 1/2 |
| 11 | 源泉徴収税額 | 所得税・復興特別所得税・住民税 |
| 12 | 差引支給額 | 振込予定額 |
| 13 | 支給日 | 振込予定日 |
| 14 | 振込先口座 | 銀行・支店・口座番号・口座名義 |
| 15 | 発行者 | 会社名・代表者名 |
| 16 | 問い合わせ先 | 担当部署・連絡先 |
中退共併用時の追加項目
- 中退共からの支給予定額
- 会社からの直接支給額(差額)
- 中退共の支給時期(別途)
4. 退職金の計算根拠の書き方
計算根拠の明示は、退職金支給通知書の核心です。
算定方式別の記載例
4-A 基本給連動型
記載例: 退職金算定方式:基本給連動型(退職金規程第○条)
計算式:退職時の基本給 × 勤続年数別支給率 × 退職事由別係数
項目 内容 退職時の基本給(月額) 金350,000円 勤続年数 25年6か月 → 25年として計算 勤続年数別支給率(別表第1) 50.0 退職事由 自己都合 退職事由別係数 0.7 退職金額 = 350,000円 × 50.0 × 0.7 = 12,250,000円
4-B ポイント制
記載例: 退職金算定方式:ポイント制(退職金規程第○条)
計算式:累積退職金ポイント × ポイント単価 × 退職事由別係数
項目 内容 累積退職金ポイント 800ポイント ポイント単価 10,000円 退職事由別係数 0.7(自己都合) 退職金額 = 800 × 10,000円 × 0.7 = 5,600,000円
4-C 別表方式
記載例: 退職金算定方式:別表方式(退職金規程第○条・別表第3)
項目 内容 勤続年数 25年 退職事由 自己都合 別表第3記載額(自己都合・25年) 11,000,000円 退職金額 = 11,000,000円
計算根拠明示の独自視点
退職金の算定式を「金式と計算過程」として明示することで、
- 退職者の理解促進
- 「なぜこの金額なのか」の納得性向上
- 後の問い合わせ削減
- 会社の説明責任の履行
を実現できます。本テンプレートは3類型すべてに対応した計算根拠明示欄を装備しています。
5. 退職所得控除と源泉徴収の計算
退職金には退職所得控除が適用され、税務上優遇されます。
退職所得控除額の計算
| 勤続年数 | 控除額 |
|---|---|
| 20年以下 | 40万円 × 勤続年数(最低80万円) |
| 20年超 | 800万円 + 70万円 × (勤続年数 - 20年) |
計算例
勤続25年6か月(端数切上げ26年)の場合:
- 退職所得控除 = 800万円 + 70万円 × (26年 - 20年) = 800万円 + 420万円 = 1,220万円
退職所得金額の計算
退職所得金額 = (退職金額 − 退職所得控除額) × 1/2
計算例(退職金1,225万円・退職所得控除1,220万円の場合):
- 退職所得金額 = (1,225万円 - 1,220万円) × 1/2 = 25,000円
源泉徴収税額の計算
退職所得は分離課税で、所得税率に従って計算します。
| 退職所得金額 | 所得税率 |
|---|---|
| 195万円以下 | 5% |
| 195万円超〜330万円以下 | 10%(控除97,500円) |
| 330万円超〜695万円以下 | 20%(控除427,500円) |
| 695万円超〜900万円以下 | 23%(控除636,000円) |
| 900万円超〜1,800万円以下 | 33%(控除1,536,000円) |
| 1,800万円超〜4,000万円以下 | 40%(控除2,796,000円) |
| 4,000万円超 | 45%(控除4,796,000円) |
復興特別所得税(2.1%)を加算した実質税率となります。
退職金額別の税額計算例
例:勤続25年・退職金2,000万円(自己都合)
| 項目 | 金額 |
|---|---|
| 退職金額 | 20,000,000円 |
| 退職所得控除(20年+5年分) | 11,500,000円(800万円+70万円×5年) |
| 退職所得 | (20,000,000-11,500,000)×1/2 = 4,250,000円 |
| 所得税(20%-427,500円) | 422,500円 |
| 復興特別所得税(2.1%) | 8,873円 |
| 住民税(10%) | 425,000円 |
| 源泉徴収税額合計 | 約856,373円 |
(住民税は別途市区町村への申告)
独自視点:退職金の税務優遇
退職所得は、通常の給与に比べて大幅に税優遇されています。
- 退職所得控除:勤続年数に応じた大きな控除
- 分離課税:他の所得と分離して低い税率で計算
- 2分の1課税:退職所得の半額のみが課税対象
長年勤務した従業員にとって、退職金の手取りは通常の給与より大幅に多くなる場合があります。
6. 退職所得の受給に関する申告書の取扱い
退職所得の受給に関する申告書の提出有無で、源泉徴収方法が異なります。
申告書提出あり(通常)
- 退職所得控除を適用して源泉徴収
- 退職金額が退職所得控除以下の場合、源泉徴収税額ゼロ
- 一般的なケース
申告書提出なし
- 退職所得控除を適用せず、退職金額の20.42%を源泉徴収
- 後日、本人が確定申告で還付を受ける必要
- 控除なしで20.42%は大きな負担
通知書での明示
退職金支給通知書には、申告書提出有無による源泉徴収方法の違いを明示することが推奨されます。
記載例: 「退職所得の受給に関する申告書」をご提出ください。提出があれば、退職所得控除を適用した適正な源泉徴収を行います。提出がない場合、退職金額の20.42%が源泉徴収されますが、確定申告により還付が可能です。
7. 中小企業退職金共済との連動
中小企業退職金共済(中退共)を併用している場合、退職金支給通知書では支給元区分を明示します。
中退共との連動パターン
| パターン | 内容 |
|---|---|
| パターンA:中退共のみ | 全額中退共から支給 |
| パターンB:会社のみ | 全額会社から支給 |
| パターンC:併用(差額支給) | 中退共+会社からの差額支給 |
併用時の通知書記載例
記載例:
項目 内容 退職金規程に基づく退職金額(満額) 12,250,000円 中退共からの支給予定額 8,500,000円 会社からの直接支給額(差額) 3,750,000円 合計 12,250,000円 ※中退共からの支給は、中退共本部からの別途振込となります。
中退共支給の手続
中退共からの支給は、
- 退職者が中退共本部に「退職金共済手帳」を提出
- 中退共本部から直接退職者の口座へ振込
- 会社からの支給とは別ルート
会社からの直接支給と中退共支給を明確に区別することで、退職者の混乱を防げます。
8. テンプレートの章立てと書き方ガイド
本記事配布のテンプレートは、以下の構成です。
1. ヘッダー部分
- タイトル「退職金支給通知書」
- 発行日
- 退職者宛先
2. 退職者基本情報
- 氏名・所属部署・社員番号
- 入社日・退職日・勤続年数
- 退職事由
3. 退職金の計算根拠
- 算定方式(基本給連動・ポイント制・別表方式)
- 計算式の明示
- 各要素の数値
4. 退職金額の内訳
- 退職金総額(税引前)
- 中退共支給予定額(該当時)
- 会社からの直接支給額
5. 税務処理
- 退職所得控除額
- 退職所得金額
- 源泉徴収税額(所得税・復興特別所得税)
- 住民税の取扱い
6. 差引支給額
- 振込予定額
7. 支給時期・方法
- 支給予定日
- 振込先口座
8. 添付書類・後続手続
- 退職所得の受給に関する申告書
- 退職所得の源泉徴収票(後日交付)
9. 問い合わせ先・発行者署名
💡 テンプレを今すぐDLして退職事務を効率化 退職金支給通知書テンプレートを、会員登録不要で即ダウンロードできます。
9. 退職金支給通知書を電子化するメリット
退職金支給通知書は電子化と相性が極めて良い書面です。
メリット①:電子帳簿保存法対応
退職金関連書類を電帳法対応で保管。タイムスタンプ・検索機能を自動充足。
メリット②:遠隔地退職者にも即時送付
地方転居後の退職者にも電子送付で即時通知。
メリット③:タイムスタンプによる証拠力強化
通知日時を客観的に証明。後の税務調査・労使紛争への備え。
メリット④:関連書類のセット送付
退職金支給通知書+退職所得の源泉徴収票+退職証明書等をセットで送付。
メリット⑤:本人受領確認の取得
電子署名により本人受領の確実な記録。
メリット⑥:複数退職者の一括管理
電子契約サービスで複数退職者の通知書を一元管理。
10. ダウンロードしたテンプレートの使い方手順
ステップ1:Wordファイルを開いて発行者情報を反映
- 会社名・代表者名・発行日
ステップ2:退職者情報の入力
- 氏名・部署・社員番号・入社日・退職日
ステップ3:退職金計算
- 退職金規程に基づく算定
- 計算根拠の明示
ステップ4:税務処理の計算
- 退職所得控除・源泉徴収税額
ステップ5:電子契約サービスで送信
完成したPDFを電子契約サービスにアップロードし、退職者に送信。
💡 テンプレDL後はムスビサインで即電子送付 ムスビサインなら月3件まで完全無料・メール登録だけで、DL後すぐに退職金支給通知書の電子送付まで進めます。
11. よくある質問(FAQ)
Q1. 退職金支給通知書は必ず発行する必要がありますか?
A. 法的義務はありませんが、透明性確保・紛争予防のため実務上必須です。退職者への説明責任の履行・後の税務調査への備えとして、必ず発行することを推奨します。
Q2. 計算根拠はどこまで詳細に書くべきですか?
A. 算定方式・計算式・各要素の数値を必ず明示してください。退職金規程の該当条項を参照することで、退職者が自分で計算を検証できる透明性を確保します。
Q3. 退職所得控除はどう計算しますか?
A. 勤続20年以下は「40万円×勤続年数」(最低80万円)、勤続20年超は「800万円+70万円×(勤続年数-20年)」です。勤続年数の端数は切り上げます(例:25年6か月→26年)。
Q4. 退職所得の受給に関する申告書を退職者が提出しない場合は?
A. 申告書提出なしの場合、退職金額の20.42%を源泉徴収します。退職者は後日、確定申告により還付を受ける必要があります。会社側は通知書で申告書提出を促してください。
Q5. 中退共と会社からの直接支給を併用する場合の取扱いは?
A. 中退共からの支給予定額と会社からの直接支給額(差額)を別欄で明示してください。中退共は退職者の手続により本部から直接振込となり、会社からの支給とは別ルートとなる旨を併記します。
Q6. 退職金の源泉徴収票はいつ発行しますか?
A. 退職金の支払日から1か月以内に「退職所得の源泉徴収票」を発行し、退職者に交付してください(所得税法施行規則第94条)。退職金支給通知書とは別の書類です。
Q7. テンプレ利用に料金はかかりますか?会員登録は必要ですか?
A. 完全無料・会員登録不要・メールアドレス入力不要でダウンロード可能です。ダウンロード後の編集・利用も自由です。
12. まとめ:無料DL→電子化で退職事務を効率化
ここまで、退職金支給通知書 テンプレートの使い方と実務ポイントを解説してきました。要点を整理します。
- 退職金支給通知書テンプレートは本記事から会員登録不要・即DL可能(Word形式)
- 法的義務はないが実務上必須(透明性・紛争予防)
- 必須記載は退職者情報+支給額+計算根拠+退職事由+税務処理+支給日・方法
- 退職所得控除:勤続20年以下40万円×年・20年超800万円+70万円×超過年数
- 退職所得の受給に関する申告書提出有無で源泉徴収方法が変わる
- 中退共併用時は支給元区分を明示
- 電子化で電帳法対応・遠隔地退職者対応・証拠力強化
「退職金 支給明細 ひな形を最新法令対応で使いたい」「計算根拠の透明性を確保したい」「税務処理を正確に行いたい」——そんな中小企業の労務担当にとって、テンプレートを無料で手に入れ、電子化することは、退職事務の大きな効率化につながります。
📥 退職金支給通知書テンプレートを無料ダウンロード
本記事で解説した退職金支給通知書テンプレートを、Word形式で配布しています。
ダウンロードの特長
✅ 計算根拠の明示欄あり — 基本給連動・ポイント制・別表方式の3類型対応
✅ 退職所得控除・源泉徴収税額の自動計算ガイド付き — 税務処理を正確に
✅ 中退共併用時の支給元区分対応 — 中小企業の実務に対応
✅ 「退職所得の受給に関する申告書」促進欄あり — 申告書提出の促進
👉 退職金支給通知書テンプレートを無料ダウンロード(Word形式)
📝 ダウンロード後は、ムスビサインで即電子送付
ダウンロードしたテンプレートを、そのままムスビサインで電子契約締結すれば、印紙税・郵送費・押印待ちの手間が一気に不要になります。月3件まで完全無料（登録は最短1分）、有料プランも月額3,000円〜で、電子署名＋認定タイムスタンプ＋電帳法対応まで自動充足。取引先はメール経由で署名でき、アカウント登録は不要です。
退職金支給の実務では、特に効果が大きいのは以下の点です。
✅ 遠隔地退職者にも即時送付 — 地方転居後の退職者にも即日通知
✅ 本人受領確認の取得 — 電子署名により本人受領を確実に記録
✅ 退職所得の源泉徴収票・退職証明書もセット送付 — 退職事務を一括処理
✅ 複数退職者の一括管理 — 大量退職時にも対応
「テンプレートDL → 計算入力 → 電子契約サービスにアップロード → 退職者に送信 → 即支給完了」の流れで、退職事務のスピードを最大化できます。
中小企業の労務担当・経理担当・人事担当・社労士のいずれにも、退職事務の負担を劇的に軽減できます。
ご不明な点があれば、サポートチームが導入をお手伝いします。
本記事および配布テンプレートは一般的な情報提供を目的としており、個別の法律相談・税務相談に代わるものではありません。具体的な事案については、弁護士・社労士・税理士等の専門家にご相談ください。条文・法令の引用は執筆時点(2026年5月)のものです。
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