社員総会議事録(合同会社)テンプレ|役員報酬・定款変更別のひな形

「合同会社の社員総会議事録を作りたいが、書式は?」「役員報酬決定・定款変更・代表社員変更で議事録はどう違う?」「社員総会議事録テンプレートを、合同会社向けで入手したい」

合同会社の社員総会議事録は、株式会社の株主総会議事録に相当する重要書面です。会社法上、合同会社における議事録作成の直接的義務規定はありませんが、

定款変更(会社法第637条)
業務執行社員の選任・解任(同法第591条)
代表社員の選定(同法第599条)
役員報酬の決定
持分譲渡の承認(同法第585条)
利益配当の決議

など、重要事項の意思決定の証跡として、また登記申請時の添付書面として、議事録の作成が実務上必須です。

しかし、

株式会社用の議事録テンプレを流用してしまう
必要事項の記載漏れで登記申請が差し戻される
社員1人の一人合同会社で議事録は必要なのか不明
役員報酬・定款変更別の書式が分からない

など、合同会社特有の論点で困る経営者が多いのが実情です。

この記事では、合同会社の社員総会議事録テンプレート(Word形式)を、会員登録不要・即DL可能で配布します。役員報酬決定・定款変更・代表社員変更別の書式、登記申請対応、電子化対応まで、実務直結で解説します。

📌 本記事は、会社法・商業登記法等の公開法令をもとに、執筆しています。具体的な事案については、弁護士・司法書士等の専門家にご相談ください。

この記事の結論(先に要点だけ)

社員総会議事録テンプレートは、本記事から会員登録不要・即DL可能(Word形式)
合同会社の社員総会は、株式会社の株主総会に相当する意思決定機関
会社法上、議事録作成の直接的義務規定はないが、実務上必須
役員報酬決定・定款変更・代表社員変更・業務執行社員選任等の場面で必要
登記申請時の添付書面として議事録が要求される(商業登記法)
社員1人の一人合同会社でも、決定書・議事録の作成が必要
議事録の保管期間は法人税法上10年間
電子化(電子署名)で議事録作成・保管も効率化可能

社員総会議事録(合同会社)テンプレートの無料DL
合同会社の社員総会とは|株式会社との違い
議事録が必要となる5つの場面
社員総会議事録に必ず記載すべき項目
役員報酬決定の議事録の書き方
定款変更の議事録の書き方
代表社員・業務執行社員変更の議事録の書き方
一人合同会社での議事録対応
登記申請時の添付書面としての議事録
テンプレートの章立てと書き方ガイド
議事録の保管期間と電子化対応
社員総会議事録を電子化するメリット
ダウンロードしたテンプレートの使い方手順
よくある質問(FAQ)
まとめ:無料DL→電子化で合同会社運営を効率化

1. 社員総会議事録(合同会社)テンプレートの無料DL

まず、本記事で配布している社員総会議事録テンプレートを紹介します。

📥 社員総会議事録(合同会社)テンプレート(Word形式)

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2. 合同会社の社員総会とは|株式会社との違い

合同会社における「社員」とは、出資者(=株式会社の株主に相当)を意味し、従業員ではありません。社員総会は、社員全員による意思決定の場です。

合同会社と株式会社の機関比較

項目	合同会社	株式会社
出資者	社員	株主
意思決定機関	社員総会(任意)	株主総会(必須)
業務執行者	業務執行社員	取締役
代表者	代表社員	代表取締役
議事録作成義務	法定明示なし	会社法第318条で明示
総会開催義務	法定明示なし	定時株主総会は年1回必須
適用条文	会社法第575条以下	会社法第295条以下

合同会社の意思決定方式

合同会社では、定款で別段の定めがない限り、

業務の決定:総社員の過半数(会社法第590条第2項)
重要事項:総社員の全員一致(会社法第637条等)

による意思決定が原則です。

「社員総会」と「業務執行社員会議」の区別

会議体	内容
社員総会	全社員による意思決定(定款変更・重要事項)
業務執行社員会議	業務執行社員のみによる業務執行意思決定

業務執行社員が全社員と一致する小規模合同会社では、両者が事実上重なります。

独自視点:合同会社は「議事録不要」と誤解されやすい

会社法上、合同会社における議事録作成の直接的義務はありません。このため、「議事録は不要」と誤解されることがあります。

しかし、

登記申請時の添付書面(商業登記法)
税務調査時の意思決定の証跡
社員間の合意・記録の証拠
会社法上の決議の有効性の証拠

として、議事録は事実上必須です。「義務がない=作らなくていい」は危険な誤解です。

3. 議事録が必要となる5つの場面

合同会社で議事録が必要となる主な場面を整理します。

議事録必須の場面

No	場面	法的根拠・必要性
1	役員(業務執行社員・代表社員)の選任・解任	商業登記時の添付書面
2	代表社員の変更	商業登記時の添付書面
3	定款変更	会社法第637条・登記時添付書面
4	役員報酬の決定	税務上の証跡(損金算入要件)
5	本店所在地の変更	商業登記時の添付書面
6	持分譲渡の承認	会社法第585条
7	利益配当の決議	税務・会計上の証跡
8	解散の決議	商業登記時の添付書面

議事録が必要な理由

対外的証明:登記所・税務署・取引先への提示
対内的記録:社員間の合意の証拠
責任の所在:重要事項決定の責任者明示
将来の紛争予防:社員間紛争・税務調査時の防御材料

議事録未作成のリスク

登記申請が差し戻される
税務調査で役員報酬の損金算入が否認される
社員間で「決議していない」と主張されるリスク
取引先・金融機関への信用低下

4. 社員総会議事録に必ず記載すべき項目

合同会社議事録ひな形で押さえるべき記載項目を整理します。

必須記載項目

No	項目	内容
1	議事録のタイトル	「社員総会議事録」等
2	開催日時	年月日・開始時刻・終了時刻
3	開催場所	本店所在地・会議室等
4	開催方法	書面決議・対面・オンライン等
5	議決権を有する社員の数・出資額	総社員数
6	出席社員の数・出資額	出席者数
7	議長の氏名	議長を務めた社員
8	議題	決議事項の表題
9	議事の経過の要領	議論・説明の概要
10	議決の結果	賛成数・反対数・成立有無
11	議事録作成者	議事録の作成責任者
12	出席社員の署名・押印	全員(または出席社員)の記名押印

株式会社議事録との違い

合同会社の議事録は、株式会社の議事録(会社法第318条・施行規則第72条)と類似しますが、

「株主」→「社員」の置換
「株式数」→「出資額」の置換
「取締役」→「業務執行社員」の置換
「代表取締役」→「代表社員」の置換

など、用語が異なります。株式会社用テンプレをそのまま流用すると不適切です。

5. 役員報酬決定の議事録の書き方

役員報酬(業務執行社員・代表社員の報酬)の決定は、税務上の損金算入要件として議事録が極めて重要です。

役員報酬議事録の必須記載

項目	内容
対象役員	業務執行社員[氏名]・代表社員[氏名]
報酬の額	月額金[金額]円・年額金[金額]円
支給時期	毎月[末日]・毎年[時期]
支給開始時期	[YYYY年MM月]から
改定理由(該当時)	業績向上・職務内容変更等

税務上の損金算入要件

役員報酬の損金算入には、事業年度開始日から3か月以内に金額を決定し、定期同額給与とする必要があります(法人税法第34条)。

記載例:第○期事業年度開始の日(YYYY年MM月DD日)から3か月以内である本日、業務執行社員[氏名]の月額報酬を金[金額]円と決定する旨の決議を行った。

改定時の手続

事業年度途中での役員報酬改定は、原則として損金算入できません(臨時改定事由・業績悪化改定事由を除く)。改定時は議事録に改定理由を明示することが重要です。

独自視点:役員報酬議事録は「税務調査の第一防衛線」

税務調査では、役員報酬の決定プロセス・金額の妥当性が厳しく検証されます。議事録が整っていれば、

損金算入の要件充足の客観的証明
過大役員報酬否認への防御材料
税務判断の合理性根拠

として機能します。議事録の整備=税務リスク低減と理解すべきです。

6. 定款変更の議事録の書き方

定款変更は、社員全員の同意が原則(会社法第637条)です。

定款変更議事録の必須記載

項目	内容
変更対象の定款条項	第○条([条項名])
変更前の内容	[変更前の条文]
変更後の内容	[変更後の条文]
変更理由	[変更の必要性]
変更の効力発生時期	[日付]
社員全員の同意の確認	全員一致での決議

定款変更の典型例

変更事項	内容
商号変更	会社名の変更
本店所在地変更	本店所在地の変更
事業目的の変更	事業目的の追加・変更・削除
公告方法の変更	官報・電子公告等の変更
業務執行社員・代表社員の変更	役員体制の変更
持分譲渡規定の変更	譲渡承認の手続変更

登記が必要な変更

定款変更のうち、商号・本店所在地・事業目的・公告方法・代表社員等は登記事項のため、定款変更後2週間以内に登記申請が必要です(会社法第915条)。

7. 代表社員・業務執行社員変更の議事録の書き方

代表社員・業務執行社員の変更は、登記申請の添付書面として議事録が必須です。

代表社員・業務執行社員変更議事録の必須記載

項目	内容
変更前の業務執行社員/代表社員	[氏名]
変更後の業務執行社員/代表社員	[氏名]
変更理由	任期満了・辞任・解任・新任等
変更日	[YYYY/MM/DD]
新任者の就任承諾の確認	就任を承諾した旨

登記申請時の必要書類

代表社員変更登記には、

社員総会議事録(または業務執行社員の互選書)
就任承諾書
印鑑証明書(個人の場合)
印鑑届書(法人代表社員交代時)

等が必要です。議事録に「就任承諾の確認」を明示することで、別途の就任承諾書を簡略化できる場合があります。

業務執行社員の選定方式

合同会社の業務執行社員の選定方式は、

全社員が業務執行社員(定款別段なし)
定款で特定社員のみを業務執行社員に指定
定款の定めにより業務執行社員を社員総会で選定

の3パターンがあります。定款の規定を確認の上、適切な議事録を作成してください。

8. 一人合同会社での議事録対応

社員1名の一人合同会社(代表社員兼業務執行社員が1名)でも、議事録の作成は必要です。

一人合同会社の決議形式

社員1名の場合、「社員総会」は形式的なものとなりますが、

意思決定の書面化(社員決定書として作成)
登記申請時の添付書面として必須
税務上の証跡として必須

の理由で、文書化が必要です。

「社員決定書」の書式

一人合同会社では、「社員総会議事録」の代わりに「社員決定書」を作成するのが慣行です。記載内容は社員総会議事録に準じます。

記載例: 当合同会社の代表社員兼業務執行社員[氏名]は、令和○年○月○日、以下の事項を決定した。

業務執行社員[氏名]の月額報酬を金[金額]円と決定する。

本決定の効力発生日は、令和○年○月○日とする。令和○年○月○日 [合同会社の正式名称] 代表社員 [氏名] 印

本テンプレートには、社員決定書の雛形も含めています。

9. 登記申請時の添付書面としての議事録

合同会社の登記申請(代表社員変更・本店移転・事業目的変更等)では、議事録が添付書面として必須です。

登記申請で議事録が必要な主な場面

登記事項	議事録の必要性
代表社員変更	必須
業務執行社員変更	必須
商号変更	定款変更議事録が必要
本店所在地変更	必須
事業目的変更	定款変更議事録が必要
公告方法変更	定款変更議事録が必要

議事録の添付要件

登記申請に添付する議事録は、

出席者の記名押印(または電子署名)
印鑑証明書の添付(該当時)
議事録作成者の押印

が必要です。電子申請の場合、電子署名の有効性が問題となるため、法務局の指示に従ってください。

登記期限

定款変更・役員変更等は、変更日から2週間以内に登記申請が必要です(会社法第915条)。期限を過ぎると過料の対象となります。

10. テンプレートの章立てと書き方ガイド

本記事配布のテンプレートは、以下の構成です。

第1部:基本的な社員総会議事録(共通テンプレート)

1. 議事録ヘッダー

記載例: 社員総会議事録 [合同会社の正式名称] 開催日時:[YYYY年MM月DD日 HH時MM分から HH時MM分まで] 開催場所:[本店所在地] 開催方法:☐対面 ☐書面決議 ☐オンライン

2. 出席者

記載例: 議決権を有する社員の総数:[○]名議決権を有する社員の出資総額:金[金額]円出席社員の数:[○]名出席社員の出資額合計:金[金額]円議長:[氏名] 議事録作成者:[氏名]

3. 議事の経過および結果

各議題ごとに、議題・議事の経過・決議結果を明示。

4. 末尾

出席社員全員の記名押印または電子署名。

第2部:議題別バリアント

役員報酬決定議事録
定款変更議事録
代表社員変更議事録
業務執行社員選任議事録
持分譲渡承認議事録

第3部:社員決定書(一人合同会社用)

社員1名の場合の決定書雛形。

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11. 議事録の保管期間と電子化対応

社員総会議事録の保管期間と電子化のルールを整理します。

保管期間

法令	保管期間
法人税法施行規則第59条	帳簿書類として10年間
会社法第618条(参考)	株式会社の場合、本店10年

合同会社では会社法上の明示規定はありませんが、税務・会計実務上、10年間の保管が標準です。

保管場所

本店(原則)
支店(該当時)
電子データでクラウド保管(電帳法対応)

電子化のルール(電子帳簿保存法)

2024年1月の電帳法完全義務化により、電子的に作成した議事録は電子データのまま保存する義務があります。

タイムスタンプの付与(または訂正・削除履歴の確保)
検索機能の整備(取引年月日・取引金額・取引先による検索)
出力できるディスプレイ・プリンタの確保

電子契約サービス活用により、これらの要件を自動充足できます。

12. 社員総会議事録を電子化するメリット

合同会社の社員総会議事録は電子化と相性が良い書面です。

メリット①:迅速な議事録作成

書面決議・オンライン総会後の議事録作成を電子化により迅速化。

メリット②:遠隔地社員との対応

複数拠点・遠隔地に社員がいる場合、電子署名で迅速な議事録確定が可能。

メリット③:登記申請の電子化対応

電子化された議事録を、法務局の電子申請にそのまま活用可能(オンライン登記申請)。

メリット④:電子帳簿保存法対応

タイムスタンプ・検索機能で電帳法要件を自動充足。

メリット⑤:議事録管理の一元化

複数年度の議事録を電子契約サービスで一元管理。税務調査時の検索性も向上。

メリット⑥:印紙税ゼロ

議事録自体は印紙税の対象外ですが、関連書類(議決書・契約書等)で印紙税が発生する場合、電子化で完全にゼロにできます。

13. ダウンロードしたテンプレートの使い方手順

ステップ1:Wordファイルを開いて会社情報・議題を反映

合同会社の正式名称・本店所在地
開催日時・場所
議題

ステップ2:議題別バリアントを選択

役員報酬決定/定款変更/代表社員変更等の該当議事録パートを活用

ステップ3:出席社員情報の入力

議決権を有する社員の総数・出資額
出席社員の数・出資額
議長・議事録作成者

ステップ4:電子契約サービスで全社員に送信

完成した議事録を電子契約サービスにアップロードし、全社員のメールアドレスを指定して送信。電子署名により議事録が確定します。

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14. よくある質問(FAQ)

Q1. 合同会社の社員総会議事録の作成は法律上の義務ですか?

A. 会社法上、合同会社における議事録作成の直接的義務規定はありませんが、登記申請時の添付書面・税務上の証跡として実務上必須です。「義務がない=作らなくていい」は誤解で、議事録未作成は登記差し戻し・税務否認のリスクがあります。

Q2. 社員1名の合同会社でも議事録は必要ですか?

A. はい、社員1名の一人合同会社でも、意思決定の書面化が必要です。「社員総会議事録」ではなく「社員決定書」として作成するのが慣行です。本テンプレートには社員決定書の雛形も含まれています。

Q3. 株式会社の株主総会議事録テンプレを合同会社で流用してもよいですか?

A. 用語(株主→社員、株式数→出資額、取締役→業務執行社員、代表取締役→代表社員)を置き換える必要があるため、流用は推奨しません。合同会社専用のテンプレートを使用してください。

Q4. 役員報酬決定の議事録は事業年度開始からいつまでに作成すべきですか?

A. 法人税法第34条により、役員報酬は事業年度開始日から3か月以内に金額を決定し、定期同額給与とする必要があります。議事録もこの期限内に作成することで、損金算入の要件を充足できます。

Q5. 定款変更には全社員の同意が必要ですか?

A. はい、会社法第637条により、定款変更には社員全員の同意が原則です(定款で別段の定めがある場合を除く)。議事録には全社員の同意を明示することが重要です。

Q6. 議事録は何年間保管すべきですか?

A. 法人税法施行規則第59条により、帳簿書類として10年間の保管が必要です。電子化した議事録も、電子帳簿保存法に基づく保管要件(タイムスタンプ・検索機能等)を満たす必要があります。

Q7. テンプレ利用に料金はかかりますか?会員登録は必要ですか?

A. 完全無料・会員登録不要・メールアドレス入力不要でダウンロード可能です。ダウンロード後の編集・利用も自由です。

15. まとめ:無料DL→電子化で合同会社運営を効率化

ここまで、社員総会議事録テンプレートの使い方と実務ポイントを解説してきました。要点を整理します。

社員総会議事録は本記事から会員登録不要・即DL可能(Word形式)
合同会社の社員総会は株式会社の株主総会に相当する意思決定機関
会社法上の議事録作成義務はないが、登記・税務上の実務必須
役員報酬決定・定款変更・代表社員変更・業務執行社員選任等の場面で必須
一人合同会社では「社員決定書」として作成
登記申請時の添付書面として印鑑証明等とセットで利用
法人税法上の保管期間は10年
電子化で議事録作成・保管・登記申請対応を効率化

「合同会社議事録ひな形を最新法令対応で使いたい」「役員報酬決定や登記申請の議事録を整備したい」「税務調査リスクを低減したい」——そんな合同会社経営者にとって、テンプレートを無料で手に入れ、そのまま電子契約で社員間の合意を確保する流れは、会社運営の大きな効率化につながります。

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本記事および配布テンプレートは一般的な情報提供を目的としており、個別の法律相談に代わるものではありません。具体的な事案については、弁護士・司法書士等の専門家にご相談ください。条文・法令の引用は執筆時点(2026年5月)のものです。