内定通知書テンプレ|新卒・中途別の書き方と内定承諾書のセットひな形

「採用が決まった候補者に内定通知を出したいが、書式は?」「新卒と中途で内定通知書の内容は変えるべき?」「内定通知書と内定承諾書、セットで使えるひな形が欲しい」

内定通知書は、企業が採用候補者に「あなたを採用します」という意思を正式に伝える書面です。一見シンプルな書類に見えますが、実は法的には「始期付解約権留保付労働契約」の成立(最高裁・大日本印刷事件)を意味する重要書類で、

労働基準法第15条の労働条件明示義務
2024年4月改正で追加された就業場所・業務の変更範囲の明示
内定取消しのハードル(解雇と同等)
内定承諾書とのセット運用

など、実務上注意すべき論点があります。

この記事では、内定通知書テンプレート(Word形式)を、弁護士監修で会員登録不要・即DL可能で配布します。新卒・中途別の書き方、内定承諾書とのセット運用、労基法第15条対応、2024年改正の明示事項追加、電子化対応まで、実務直結で解説します。

📌 本記事は、民法・労働基準法等の公開法令をもとに、弁護士監修で執筆しています。具体的な事案については、弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。

この記事の結論(先に要点だけ)

内定通知書テンプレートは、本記事から会員登録不要・即DL可能(Word形式)
内定は法的に「始期付解約権留保付労働契約」(最高裁・大日本印刷事件S54.7.20)
内定通知書+承諾書の返送で労働契約が成立する
労基法第15条により、労働条件の書面明示が義務(2024年4月改正で明示事項追加)
新卒は卒業を停止条件、中途は即時労働契約成立に近い設計
内定承諾書(または労働条件通知書兼内定承諾書)とのセット運用が標準
2019年4月以降、労働者の希望により電磁的方法での交付が可能(電子化対応)

内定通知書テンプレートの無料DL
内定の法的性質|始期付解約権留保付労働契約
内定通知書と労働条件通知書の関係
労働基準法第15条|労働条件明示義務
2024年4月改正|明示事項の追加
新卒と中途の内定通知書の違い
テンプレートの章立てと書き方ガイド
内定承諾書とのセット運用
内定取消しの厳格性
内定通知書を電子化するメリット
ダウンロードしたテンプレートの使い方手順
よくある質問(FAQ)
まとめ:無料DL→電子化で採用業務を効率化

1. 内定通知書テンプレートの無料DL

まず、本記事で配布している内定通知書テンプレートを紹介します。

📥 内定通知書テンプレート(Word形式)

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2. 内定の法的性質|始期付解約権留保付労働契約

最高裁判決(大日本印刷事件・昭和54年7月20日)により、内定は法的に「始期付解約権留保付労働契約」と整理されています。

始期付解約権留保付労働契約とは

要素	内容
労働契約	内定通知+承諾で労働契約が成立
始期付	入社日(就労開始日)が将来の特定日
解約権留保付	一定の事由による内定取消し権を企業が留保

重要なポイント

内定の段階で既に労働契約は成立している(雇用関係はまだ発生していないが、契約自体は成立)
内定取消しは解雇と同等の厳格な手続が必要
内定通知書は「採用予定の通知」ではなく「労働契約の申込みまたは承諾」として機能する

「内々定」との違い

「内々定」は、正式な内定通知前の口頭・メールでの内定意思の表示で、法的位置付けが曖昧です。法的拘束力を生じさせるためには、正式な内定通知書を発行することが重要です。

3. 内定通知書と労働条件通知書の関係

実務上、「内定通知書」と「労働条件通知書」の使い分けが論点となります。

2つの書類の役割

書類	役割
内定通知書	採用内定の意思表示と内定の効力発生
労働条件通知書	労基法第15条に基づく労働条件の明示

実務上の対応パターン

パターン	内容
パターン①:統合型	内定通知書に労働条件を全て記載し、1枚で完結
パターン②:別書面型	内定通知書(意思表示)と労働条件通知書(労働条件明示)を別書面で発行
パターン③:後日交付型	内定通知書のみ発行し、労働条件通知書は入社直前に発行

推奨パターン

実務上は、パターン①(統合型)またはパターン②(別書面型)で内定通知書と同時交付を推奨します。労基法第15条第1項により、労働条件の明示は労働契約締結時に行う必要があり、内定で契約成立とみなせば、内定時点での明示が安全です。

本記事のテンプレートはパターン①(統合型)を採用しており、内定通知書1枚で労基法第15条の明示義務も満たす設計です。

4. 労働基準法第15条|労働条件明示義務

労働基準法第15条第1項により、使用者は労働契約締結時に、労働者に対し労働条件を明示する義務があります。

書面明示が必須の事項(労基則第5条)

No	項目	内容
1	労働契約の期間	期間の定めの有無、有期の場合は期間
2	有期労働契約の更新基準	有期契約の場合のみ
3	就業の場所・従事すべき業務	入社後の就業場所・業務内容
4	始業・終業時刻・休憩時間・休日・休暇	所定労働時間関連
5	賃金	賃金の決定・計算・支払の方法、締切・支払時期
6	退職に関する事項	退職事由・手続、解雇事由を含む

口頭明示でもよい事項

退職手当
賞与
安全衛生
職業訓練
災害補償・業務外の傷病扶助
表彰・制裁
休職

ただし、実務上はこれらも書面で明示するのが標準です。

明示違反のペナルティ

労基法第15条違反は、30万円以下の罰金の対象(労基法第120条第1号)となります。

5. 2024年4月改正|明示事項の追加

2024年4月1日施行の労基則改正により、労働条件明示事項が追加・拡充されました。

追加された明示事項

追加項目	対象	内容
①就業場所・業務の変更範囲	全労働者	入社後の人事異動・配置転換の範囲を明示
②有期労働契約の更新上限	有期契約労働者	更新上限の有無・内容
③無期転換申込機会	無期転換対象者	無期転換の申込み権の発生通知
④無期転換後の労働条件	無期転換対象者	無期転換後の労働条件の明示

「就業場所・業務の変更範囲」の重要性

最も実務影響が大きいのは①の「就業場所・業務の変更範囲」の明示義務です。

入社時の就業場所・業務だけでなく、将来あり得る変更範囲も明示する必要
「全国転勤あり」「全社の業務」と書くことで広範な変更を可能にする
範囲を限定して書くと、それ以外の変更は本人同意が必要

本テンプレートの対応

本記事配布のテンプレートは、2024年4月改正に対応した明示事項を含む設計となっています。

6. 新卒と中途の内定通知書の違い

採用内定通知書ひな形を選ぶ際、新卒と中途で必要な内容に違いがあります。

新卒採用の内定通知書

項目	特徴
入社日(始期)	内定から入社まで数か月〜1年以上
停止条件	卒業することが条件
内定取消し事由	「卒業できない場合」「健康状態の悪化」等が明示
拘束力	内定の効力期間が長く、解約権の留保事由を明確に

中途採用の内定通知書

項目	特徴
入社日(始期)	内定から入社まで数週間〜数か月程度
停止条件	「現職退職の完了」が条件のことも
内定取消し事由	「経歴詐称」「健康状態の悪化」等
拘束力	内定期間が短く、即時労働契約成立に近い

共通の必須事項

両者とも、労基法第15条の労働条件明示は必須です。新卒・中途を問わず、本記事のテンプレートは両方に対応しています。

独自視点:中途採用は「内定の確定スピード」が勝負

中途採用市場では、優秀な候補者は複数社から内定を受けています。内定通知の発行スピードが、候補者の意思決定に大きく影響します。

紙の内定通知書を印刷→封筒詰め→郵送だと2〜3日のロス
電子内定通知なら面接終了後数時間で正式通知が可能

「採用市場では1日の差が候補者を失う」と言われる中、電子化による即日内定通知は採用競争力の重要な武器になります。

7. テンプレートの章立てと書き方ガイド

本記事配布のテンプレートは、以下の構成です。各項目の書き方ポイントを解説します。

文書の冒頭

記載例: [YYYY年MM月DD日] [候補者氏名] 様 [会社名] 代表取締役 [氏名] 印

内定の通知

記載例:このたびは、当社の採用試験にご応募いただき、誠にありがとうございました。慎重に選考させていただいた結果、貴殿を当社の社員として採用することに内定いたしましたので、ここに通知いたします。

1. 入社日

記載例:YYYY年MM月DD日

新卒は卒業日翌日以降、中途は退職完了見込み日以降を設定します。

2. 就業場所

記載例: 雇入れ直後:[本社所在地] 変更の範囲:[当社の全事業所]

2024年4月改正で必要となった「変更の範囲」を明示します。

3. 業務内容

記載例: 雇入れ直後:[具体的な業務] 変更の範囲:[当社の全業務]

業務内容も変更範囲を明示します。

4. 労働契約の期間

記載例:期間の定めなし(無期雇用)

有期契約の場合は、期間と更新基準・更新上限を明示。

5. 始業・終業時刻、休憩、休日

記載例: 始業:9:00 終業:18:00 休憩:60分休日:土曜日、日曜日、祝日

6. 賃金

記載例: 基本給:月額金[金額]円諸手当:[手当の内容と金額] 締切日:[毎月○日]締切支払日:[毎月○日]支払い

7. 退職に関する事項

記載例: 自己都合退職:退職予定日の[1か月]前までに届け出解雇事由:就業規則第[○]条のとおり定年:満65歳

8. 試用期間

記載例:入社日から[3か月間]を試用期間とする。試用期間中の労働条件は本契約と同一とする。

9. 内定取消し事由

記載例:次のいずれかに該当する場合、当社は内定を取消すことができる。 (1) 入社日までに卒業できない場合(新卒の場合) (2) 健康状態の悪化により業務遂行が著しく困難となった場合 (3) 経歴・履歴等に重大な虚偽が判明した場合 (4) その他、内定者として不適切な事由が発覚した場合

10. 内定承諾の手続

記載例:本内定を承諾される場合は、別添「内定承諾書」に署名・押印の上、[YYYY年MM月DD日]までに当社まで返送ください。

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8. 内定承諾書とのセット運用

内定通知書は、内定承諾書(または入社承諾書)とのセット運用が実務標準です。

内定承諾書の役割

候補者が、企業からの内定通知を承諾し、入社意思を明示する書面です。これにより労働契約の成立が確定します。

内定承諾書の記載事項

No	項目	内容
1	内定の承諾	「貴社の内定を承諾し、入社いたします」の意思表示
2	入社日	内定通知書に記載された入社日の確認
3	内定取消し事由の同意	内定通知書記載の取消し事由への同意
4	個人情報の取扱い同意	入社準備のための個人情報取扱いへの同意
5	署名・押印	候補者本人の署名押印
6	提出期限	通常、内定通知日から1〜2週間

本テンプレートの構成

本記事配布のテンプレートには、内定通知書と内定承諾書がセットで含まれています。

入社誓約書との関係

内定承諾書とは別に、入社誓約書(秘密保持・競業避止等の誓約)を入社前または入社時に取得することもあります。これは内定承諾書とは別の書面となります。

9. 内定取消しの厳格性

内定取消しは、解雇と同等の厳格な手続が必要です。

内定取消しの法的位置付け

内定は法的に労働契約が成立しているため、内定取消しは解雇にあたり、労働契約法第16条の解雇権濫用法理が適用されます。

内定取消しが認められる典型事由

卒業できなかった(新卒の場合)
採用条件として明示された資格・免許を取得できなかった
健康上の理由で業務遂行が著しく困難
経歴詐称が判明した
犯罪により逮捕・起訴された
経営状況の悪化(整理解雇法理の適用)

認められない取消し事例

「自社にあわない」「気が変わった」等の主観的事由
経営判断による単純な採用枠縮小
内定者の思想・信条等を理由とするもの

内定取消しは法的紛争のリスクが高い

内定取消しを行うと、内定者から損害賠償請求等の法的紛争に発展するリスクが高いため、内定段階の判断は慎重に行ってください。

10. 内定通知書を電子化するメリット

採用内定通知書ひな形は電子化と相性が良いです。

メリット①:発行スピードの向上

紙の内定通知書は印刷・封筒詰め・郵送で2〜3日。電子化なら面接終了後数時間で発行できます。中途採用の競争力に直結します。

メリット②:候補者の意思決定スピード向上

電子内定通知書なら、候補者もスマホで即受領・確認可能。意思決定スピードが向上し、内定承諾までの期間が短縮されます。

メリット③:電子契約での承諾書取得

内定承諾書を電子契約サービスで送受信すれば、印刷・押印・郵送のロスがなくなります。承諾までの期間が劇的に短縮。

メリット④:採用業務の一元管理

複数の候補者への内定通知・承諾書管理を、電子契約サービスで一元管理可能。誰がいつ承諾したかの可視化が大幅に向上します。

メリット⑤:法令対応(2019年4月労基則改正)

労働基準法施行規則第5条第4項により、労働者が希望する場合、労働条件通知書を電磁的方法(メール・電子契約等)で交付できるようになりました(2019年4月施行)。

労働者(候補者)の同意・希望が必要な点に注意してください。

11. ダウンロードしたテンプレートの使い方手順

ステップ1:Wordファイルを開いて企業・候補者情報を反映

自社情報(会社名・代表者名)
候補者氏名
採用区分(新卒/中途)

ステップ2:労働条件の入力

入社日
就業場所・業務(2024年改正対応で変更範囲も明示)
労働時間・賃金
試用期間
内定取消し事由

ステップ3:候補者からの電子交付同意を取得(電子化する場合)

労基則第5条第4項に基づき、候補者からの電子交付希望を確認します。

ステップ4:電子契約サービスで送信

完成したPDFを電子契約サービスにアップロードし、候補者のメールアドレスを指定して送信。内定承諾書もセットで電子取得します。

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12. よくある質問(FAQ)

Q1. 内定通知書と労働条件通知書は別書面で発行すべきですか?

A. 実務上は、内定通知書に労働条件を統合した一体型(本テンプレート採用)か、別書面で同時交付する方式が標準です。労基法第15条の労働条件明示は、労働契約締結時(=内定時)に行うのが安全です。

Q2. 2024年4月改正で何が変わりましたか?

A. 就業場所・業務の変更範囲、有期労働契約の更新上限、無期転換申込機会、無期転換後の労働条件の明示が追加されました。特に就業場所・業務の変更範囲の明示は、全労働者対象で実務影響が大きいです。

Q3. 内定通知書を電子化することは法的に問題ありませんか?

A. 2019年4月の労基則改正により、労働者が希望する場合、電磁的方法による交付が認められています。候補者の希望・同意を確認した上で電子化してください。

Q4. 内定を一度出した後で取り消すことはできますか?

A. 内定は労働契約成立を意味するため、内定取消しは解雇と同等の厳格性が必要です。卒業未達成・経歴詐称・健康状態悪化等の具体的事由がない限り、取消しは認められません。安易な取消しは法的紛争のリスクが高くなります。

Q5. 新卒と中途で内定通知書のフォーマットを分けるべきですか?

A. 法的要件は共通(労基法第15条対応)ですが、停止条件(卒業/退職完了)・内定取消し事由・内定期間の長さ等で違いがあります。本テンプレートは両方に対応した汎用版です。

Q6. 試用期間中の労働条件は内定通知書に書くべきですか?

A. はい、試用期間の有無・期間・労働条件を内定通知書に明示することが望ましいです。試用期間中の不利な労働条件(賃金減額等)がある場合は、特にその旨を明示してください。

Q7. テンプレ利用に料金はかかりますか?会員登録は必要ですか?

A. 完全無料・会員登録不要・メールアドレス入力不要でダウンロード可能です。ダウンロード後の編集・利用も自由です。

13. まとめ:無料DL→電子化で採用業務を効率化

ここまで、内定通知書テンプレートの使い方と実務ポイントを解説してきました。要点を整理します。

内定通知書は本記事から会員登録不要・即DL可能(Word形式・弁護士監修)
内定は法的に「始期付解約権留保付労働契約」(大日本印刷事件)
労基法第15条+2024年4月改正の明示事項を必ず満たす
就業場所・業務の変更範囲(2024年改正)を明示することで人事異動の柔軟性を確保
内定通知書と内定承諾書のセット運用が標準
内定取消しは解雇と同等の厳格性、安易な取消しは紛争リスク
2019年4月以降、労働者の希望により電子交付が可能
電子化で発行スピード・候補者意思決定速度が劇的に向上

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本記事および配布テンプレートは一般的な情報提供を目的としており、個別の法律相談に代わるものではありません。具体的な事案については、弁護士・社会保険労務士等の専門家にご相談ください。条文・法令の引用は執筆時点(2026年5月)のものです。