採用・入社手続きの電子契約 導入事例|1件15〜30分が5分未満に、締結は当日
採用・入社手続きの電子契約 導入事例。福岡のシステム開発会社（従業員11〜30名）が、内定者との雇用契約書を郵送していて郵便事故で遅延し、入社直前まで書類回収に追われた経験から電子化するまで。1件15〜30分が5分未満、締結は当日になりました。
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福岡県でソフトウェアの受託開発とITコンサルティングを行う、従業員11〜30名の会社の導入事例です（契約は通常月4〜10件、繁忙期11〜20件／契約業務の担当は2名）。扱う契約は業務委託契約と雇用契約・労働条件通知書。フリーランスのエンジニアとの契約と、社員の採用手続きの両方が発生します。
紙と郵送のころ、採用内定を出したエンジニアとの雇用契約書が郵便事故で遅延し、入社直前まで書類の回収に追われたことがありました。入社日は動かせません。ムスビサインの導入後は1件あたり5分未満、締結は当日になっています。
本記事は、電子契約サービスの利用実態に関するアンケートへのご回答をもとに、ご本人の許諾を得て構成しています（2026年8月・掲載範囲は業種と地域まで）。数値はいずれもご本人の申告による概算です。
この記事の結論
- 紙をやめてムスビサインに切り替え、契約1件あたりの作業は15〜30分から5分未満、締結は3〜5営業日から当日、実費は500〜1,000円から200円未満になった
- 内定者との雇用契約書が郵便事故で遅延し、入社前の書類回収が直前までずれ込んだ経験がある。入社日は動かせない
- 導入をためらっていた理由は取引先でも法律でもなく、「検討する時間が確保できなかった」こと
- 最大の不安は「自分たちが使いこなせるか」。申し込みから最初の1通までは10〜30分だった
- 取引先はフリーランスのエンジニアが中心で、ITに不慣れな方も含むが「特に問題なく受け入れられた」
目次
- 事例の概要|福岡のシステム開発会社（従業員11〜30名・月4〜10件）
- 郵便事故で、内定者の雇用契約が入社直前までずれ込んだ
- ためらっていた理由は「検討する時間がなかった」こと
- 最大の不安は、自分たちが使いこなせるか
- 採用と業務委託の契約を電子化して変わったこと
- 取引先の反応：ITに不慣れな相手でも問題は起きなかった
- 正直なところ：雇用契約と業務委託の管理を分けたい
- 向く会社・向かない会社
- 採用・入社手続きの電子化でよくある質問
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1. 事例の概要|福岡のシステム開発会社（従業員11〜30名・月4〜10件）
福岡県福岡市で、ソフトウェアの受託開発とITコンサルティングを行っている会社です。業種の呼び方としては「システム開発会社」を挙げていただきました。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 事業内容 | 福岡県でソフトウェアの受託開発およびITコンサルティングを行う会社 |
| 業種の呼び方 | システム開発会社 |
| 従業員数 | 11〜30名 |
| 契約業務の担当 | 2名 |
| 法務体制 | 社内の法務担当も顧問弁護士もなし（経営者や事務が兼任） |
| 所在地 | 福岡県 |
| 主な契約書 | 業務委託契約、雇用契約・労働条件通知書 |
| 月間の契約件数 | 通常月4〜10件／繁忙期11〜20件 |
| 取引先の傾向 | 個人事業主・フリーランスが多い／ITに不慣れな方が多い |
| 導入前の方法 | 紙と郵送のみ |
| ムスビサインを知ったきっかけ | 比較サイト・まとめ記事 |
この会社の契約は、社外向けと社内向けの2系統に分かれています。
社外は、フリーランスのエンジニアや外部パートナーと交わす業務委託契約。社内は、社員を採用したときの雇用契約・労働条件通知書です。開発会社では、この2つが同じ担当者のもとに来ることが珍しくありません。
そして両方に共通するのが、日付が決まっているという点です。プロジェクトの開始日と、社員の入社日。どちらも契約書の都合で動かすわけにはいきません。
なお、この会社が実際に検索した言葉は「電子契約サービス 労務 雇用契約 比較」でした。労務の文脈からサービスを探しているのが特徴です。書類の雛形は労働条件通知書テンプレートに、書き方は雇用契約書の書き方にまとめています。
2. 郵便事故で、内定者の雇用契約が入社直前までずれ込んだ
福岡県でソフトウェア受託開発を行うこの会社が、紙と郵送で契約していたころの作業は次の3工程でした。
- 契約書の作成・印刷
- 社内の押印手続き・稟議
- 封入・宛名書き
かかっていた時間は1件あたり15〜30分、送付してから相手方の署名・押印が返ってくるまでは3〜5営業日。実費は1件あたり500〜1,000円でした。
困った出来事として挙げていただいたのが、採用の場面です。
採用内定を出したエンジニアとの雇用契約書を郵送したところ、書類が郵便事故で遅延し、入社前の手続き書類の回収が直前までバタバタして焦った経験があります。
郵便事故です。相手が忙しくて返送が遅れたのでも、社内の押印が止まったのでもありません。こちらにも相手にも非がない遅延で、どうすることもできない種類のトラブルです。
そして相手は内定者でした。入社日は決まっていて、それまでに雇用契約と各種書類を回収しなければなりません。入社日は動かせない——プロジェクトの着工日以上に、動かしにくい日付です。
郵送でのやりとりには、この種の不確実性が常についてまわります。締結が遅れているときの対処は契約書が返ってこないときの対処法にまとめています。
3. ためらっていた理由は「検討する時間がなかった」こと
不便を感じながらも、この会社が紙と郵送を続けていた理由は、これまでの事例とは違うものでした。
日々の開発業務やクライアントワークで手いっぱいで、新しいツールを検討したり導入設定を行ったりする時間を確保できなかったためです。
取引先が紙を求めるからでも、法的に不安だったからでもありません。そもそも検討に着手できなかったという理由です。
従業員11〜30名で、契約業務の担当は2名。しかも専任ではなく、開発やクライアントワークと兼務している体制です。日々の業務が優先され、改善のための時間は後回しになる。中小企業では最もよくある構図だと思います。
この会社の場合、実際には申し込みから最初の1通を送信するまで10〜30分でした。検討に踏み切るまでが長かった、ということになります。
4. 最大の不安は、自分たちが使いこなせるか
申し込み前の不安として挙がったのは「使いこなせるか」「取引先に説明できるか」「料金が上がらないか」の3つ。このうち最も大きかったのが、自社側の話でした。
日常的に忙しい中で、自分たちや社内のスタッフが新しい管理画面の使い方をスムーズに覚えて、ミスなく運用を定着させられるかが一番の不安でした。
3章の「検討する時間がなかった」と地続きの不安です。導入して終わりではなく、運用として定着させられるかを心配している。忙しい組織では、覚えるコストそのものが導入の障壁になります。
実際、この会社がムスビサインを選んだ理由の2位に「操作がシンプル」が入っています。1位は料金の安さ、3位は受け取る相手にアカウント登録が要らないことでした。
5. 採用と業務委託の契約を電子化して変わったこと
福岡県のこのシステム開発会社（従業員11〜30名・契約担当2名・通常月4〜10件）がムスビサインに申し込んでから、最初の1通を送信するまでにかかった時間は10〜30分でした。紙・郵送のころと比べた変化は次のとおりです。
| 指標 | 紙・郵送のころ | ムスビサイン導入後 |
|---|---|---|
| 契約書1件あたりの作業時間 | 15〜30分 | 5分未満 |
| 送付から署名完了まで | 3〜5営業日 | 当日 |
| 1件あたりの実費 | 500〜1,000円 | 200円未満 |
※実費は収入印紙・郵送料・封筒・印刷代の合計で、サービス利用料は含みません。いずれもご本人の申告による概算です（内訳は取材していません）。
締結が当日になったことが、採用の場面では特に効きます。内定から入社までの期間は限られていて、そのあいだに雇用契約・労働条件通知書・各種届出書類を回収する必要があります。郵送で3〜5営業日、事故があればさらに遅れる状態から、当日で完了する状態への変化です。
この会社が向く会社として挙げたのも、この点でした。
フリーランスのエンジニアや外部パートナーと頻繁に契約を交わしたり、リモートワーク中心で雇用契約をスピーディーに結びたい会社には最適です。
リモート採用では、内定者が遠方にいることも珍しくありません。郵送の往復が前提だと、そのぶん入社準備が圧迫されます。
6. 取引先の反応：ITに不慣れな相手でも問題は起きなかった
この会社の取引先は個人事業主・フリーランスが中心で、ITに不慣れな方も多いという条件です。申し込み前の不安にも「取引先に説明できるか」が入っていました。
結果は、特に問題なく受け入れられたという回答でした。
ムスビサインは、契約書を受け取る側にアカウント登録を求めません。届いたメールのリンクを開いて署名するだけで、アプリのインストールも会員登録も不要です。スマートフォンのブラウザからも署名できます。
ご本人が導入を迷っている同業へのメッセージとして挙げたのも、この点でした。
相手にとってもスマホから数分でサインできるので非常に喜ばれます。もっと早く導入しておけばよかったと思えるはずです。
7. 正直なところ：雇用契約と業務委託の管理を分けたい
ムスビサインで物足りない点をうかがったところ、次の回答をいただきました。
雇用契約書と業務委託契約書で管理するフォルダや権限の切り分けが、もう少しシンプルに分かりやすくなると嬉しいです。
この会社の契約は社外向け（業務委託）と社内向け（雇用契約）の2系統に分かれています。性質がまったく違う書類を同じ場所で扱うことになるため、分けて管理したいという要望です。雇用契約には給与や労働条件が含まれるので、閲覧できる範囲も業務委託とは変えたくなります。
ムスビサインでは、契約管理（7年保管・全文検索・タグ）と権限管理をビジネスプランの機能として提供していますが、契約類型ごとの切り分けという観点では、ご要望に届いていない部分があります。
使っていない機能についてはこう答えていただきました。
高度な外部システム連携オプションは、今の業務量と照らし合わせてオーバースペックなため使っていません。
月4〜10件（繁忙期11〜20件）という件数では、外部システムとの連携まで必要にならない、ということだと思われます。
8. 向く会社・向かない会社
福岡県のシステム開発会社（従業員11〜30名・契約担当2名・通常月4〜10件）の事例をもとに、ムスビサインが向く会社と向かない会社を整理します。
向かないと思われるケース（ご本人の回答）
デジタルツールを社内全体で使う習慣が全くなく、ペーパーレス化に対するモチベーションが低い組織体制の会社には向かないと思います。
「使いこなせるか」を最大の不安に挙げたこの会社らしい指摘です。導入そのものより、運用として定着させられるかが分かれ目になる、という見方だと思います。
この回答に加えて、ムスビサインと噛み合いにくい条件を整理すると次のとおりです。
- 取引先の多くが、紙の原本での締結を社内規程で必須としている（電子契約サービス全般に共通する制約です）
- 実印と印鑑証明書に相当する本人確認が必要な契約が中心（立会人型のムスビサインは適しません）
- 契約類型ごとにフォルダや権限を細かく切り分けて管理したい（現時点では対応が限られます）
- 複数人での共有・上長承認フロー・契約書の7年保管を、フリー・スタータープランの料金内で賄いたい（いずれもビジネスプランの機能です）
向いていると思われるケース（ご本人の回答）
フリーランスのエンジニアや外部パートナーと頻繁に契約を交わしたり、リモートワーク中心で雇用契約をスピーディーに結びたい会社には最適です。
この会社の条件をそのまま推奨条件に落とすと、ムスビサインが向くのは次のようなケースです。
- 内定者との雇用契約・労働条件通知書を、入社日までに確実に回収したい
- フリーランスや外部パートナーとの業務委託契約が継続的に発生する
- リモート採用・リモートワークが中心で、相手が遠方にいることが多い
- 契約業務の担当が他業務と兼務で、操作を覚えるコストをかけたくない
- 月間の契約件数が数件〜20件程度（フリープラン月3件／スタータープラン月50件の範囲）
- 取引先にITに不慣れな方が含まれ、相手に負担をかけたくない
9. 採用・入社手続きの電子化でよくある質問
Q1. 雇用契約書や労働条件通知書は電子化できますか？
A. できます。労働条件の明示は書面の交付が原則ですが、労働者が希望した場合はFAXや電子メール等による明示も認められています（労働基準法施行規則第5条第4項）。運用にあたっては、本人の希望を確認すること、出力して書面を作成できる形式であることを確認してください。本記事の事例でも、雇用契約・労働条件通知書を電子契約で扱っています。
Q2. 内定者との契約を電子化すると、何が変わりますか？
A. 郵送の往復にかかっていた日数がなくなります。本記事の事例では、締結までが3〜5営業日から当日になりました。内定から入社までの期間は限られており、そのあいだに雇用契約・労働条件通知書・各種届出書類を回収する必要があります。この事例では郵便事故で書類が遅延し、入社直前まで回収に追われた経験がありました。
Q3. 内定者にアカウント登録をお願いする必要はありますか？
A. ムスビサインでは不要です。届いたメールのリンクを開いて署名するだけで、アカウント登録もアプリのインストールも要りません。スマートフォンのブラウザからも署名できます。入社前の段階で相手に会員登録をお願いするのは心理的なハードルがあるため、この点は採用の場面で効いてきます。
Q4. 業務委託契約と雇用契約を同じサービスで扱えますか？
A. 扱えます。本記事の事例でも、フリーランスとの業務委託契約と社員の雇用契約の両方をムスビサインで交わしています。ただし契約類型ごとにフォルダや権限を細かく切り分ける機能は限られており、この事例でも改善してほしい点として挙げていただいています。契約管理（7年保管・全文検索・タグ）と権限管理はビジネスプランの機能です。
Q5. 契約業務の担当が他の仕事と兼務なのですが、運用できますか？
A. 本記事の事例では、契約業務の担当2名がいずれも開発やクライアントワークと兼務で、「使いこなせるか」が最大の不安でした。結果として、申し込みから最初の1通を送信するまで10〜30分、現在は1件あたり5分未満で運用されています。ムスビサインを選んだ理由の2位も「操作がシンプル」でした。
Q6. 従業員10〜30名の会社に合うプランはどれですか？
A. 件数だけで見れば、月50件まで送信できるスタータープラン（月額3,000円・税込）の範囲に収まります。ただしフリー・スタータープランはユーザー1名の設計なので、契約業務を複数人で分担する運用にはビジネスプラン（月額9,800円・税込／チーム最大100名で共有）が該当します（料金ページ）。
まとめ|入社日は動かせない
今回の事例で印象的なのは、郵便事故という不可抗力でした。相手が忙しかったのでも、社内の押印が止まったのでもなく、こちらにも相手にも非がない遅延です。それでも入社日は動きません。
採用の場面では、内定から入社までの限られた期間に雇用契約・労働条件通知書・各種書類を回収する必要があります。郵送で3〜5営業日、事故があればさらに——という前提そのものが、リスクになっていました。
導入をためらっていた理由も、取引先でも法律でもなく「検討する時間が確保できなかった」ことでした。忙しい組織ほど改善が後回しになる、という構図です。実際には申し込みから最初の1通まで10〜30分で、現在は1件5分未満、締結は当日になっています。
ムスビサインは受け取る相手にアカウント登録を求めず、スマートフォンのブラウザからも署名できます。月3件まで無料で試せるので、まず内定者1名分から始めてみるのも手だと思います。
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