記名押印と署名の違い｜どちらを求められたとき、何をどう書くか

送られてきた書類の欄に「記名押印」とある。手書きで名前を書くのか、社名のゴム印でよいのか、会社名だけで足りるのか、代表者の名前まで要るのか。ここで手が止まって、書類を裏返して置いたままになっている、という場面のための記事です。

この記事が答えるのは、その欄に何をどう書くかです。「記名押印」は、氏名を記すことと、印を押すことの2つを指しています。個人事業主なら氏名を書いて印を押す、法人なら社名の下に代表者の資格と氏名を並べて印を押す、という形になります。氏名を何で書くか（手書き・ゴム印・印字）までは、この記事で引く条文は指定していません。そこの決め手になるのは、欄に印字されている文言と、書類を求めている相手の指定の2つです。

この記事の結論

「記名押印」は、氏名を記すことと、印を押すことの2つ。記名だけを挙げる条文（宅地建物取引業法35条5項）と、記名押印を挙げる条文（不動産登記令16条1項）が別にある
法人の欄は、社名と、会社を代表する者の資格・氏名まで書く（会社法349条1項）。担当者が代理人として結ぶなら、誰の代理かを示す（民法99条1項）
条文は署名と記名押印を「又は」で並べて置いている（会社法369条3項・26条1項・575条1項、建設業法19条1項）
民事訴訟法228条4項も署名と押印を「又は」で並べている。推定の対象は、文書の成立が真正であること
電磁的記録（電子データ）には「署名又は記名押印に代わる措置」の受け皿があり、その中身を会社法施行規則225条1項が電子署名としている

記名押印と署名は、行為として何が違うのか
「記名押印」の欄に、実際に何を書くか
署名すれば、押印はしなくてよいのか
記名押印だけ、記名だけを挙げている条文もある
電子でやり取りするとき、記名押印はどうなるか
記名押印と署名に関するよくある質問
まとめ｜記名押印の欄を埋めるときに見る順番

1. 記名押印と署名は、行為として何が違うのか

「記名押印」と「署名」は、条文の中に並んで出てきます。取締役会の議事録について定めた会社法369条3項です。

取締役会の議事については、法務省令で定めるところにより、議事録を作成し、議事録が書面をもって作成されているときは、出席した取締役及び監査役は、これに署名し、又は記名押印しなければならない。

2つのあいだに置かれているのは「又は」です。

この条文が対象にしているのは取締役会の議事録で、契約書一般について書かれたものではありません。同じ並べ方は、ほかの条文にもあります。株式会社の定款について定めた会社法26条1項です。

株式会社を設立するには、発起人が定款を作成し、その全員がこれに署名し、又は記名押印しなければならない。

持分会社の定款についても、会社法575条1項が同じ形を置いています。

合名会社、合資会社又は合同会社（以下「持分会社」と総称する。）を設立するには、その社員になろうとする者が定款を作成し、その全員がこれに署名し、又は記名押印しなければならない。

契約書そのものについて同じ並べ方をしているのが、建設業法19条1項です。

建設工事の請負契約の当事者は、前条の趣旨に従つて、契約の締結に際して次に掲げる事項を書面に記載し、署名又は記名押印をして相互に交付しなければならない。

4つの条文がそろって置いているのは、署名と記名押印という2つの行為で、間にあるのは「又は」です。ここから読み取れるのは、それぞれの条文が対象にしている書面について、どちらかの形をとることが求められている、というところまでです。どちらが望ましいか、どちらが強いかは書かれていません。

「記名押印」のほうは、氏名を記すことと、印を押すことの2つを指しています。このあとで見るように、記名押印を挙げている条文（不動産登記令16条1項）と、記名だけを挙げている条文（宅地建物取引業法35条5項）が別々にあり、前者は後者に押印を加えた形になっています。

手で書くことを求めている条文では、置かれている語が変わる

「ゴム印や印字ではだめなのか」という迷いは、署名という語をどう読むかから来ます。法令が本人の手で書くことを求めている場面を見ると、置かれている語が変わります。民法968条1項です。

自筆証書によって遺言をするには、遺言者が、その全文、日付及び氏名を自書し、これに印を押さなければならない。

これは自筆証書遺言の方式についての条文で、契約書の話ではありません。この記事で参照している条文のうち、本人が手で書くことを求めているのはこの条文で、そこで使われている語は「自書」です。

そして、この記事で参照している条文には、氏名を書く道具についての定めはありません。会社法369条3項が定めているのは、署名するか記名押印するかというところまでで、記名をどの方法で行うかには及んでいません。手書きにするのか、ゴム印にするのか、印字にするのかは、書類を求めている側の指定を確かめてから決める話になります。決めかねるときは、手書きで氏名を書いて印を押しておくと、あとで相手の指定が「署名」だったと分かった場合でも、書き直しの相談から始めずに済みます。ゴム印や印字を選ぶのは、相手から様式の指定があるとき、社内でその形に決めているとき、同じ書類を何通も出すときです。

2. 「記名押印」の欄に、実際に何を書くか

「記名押印」の欄で手を動かすのは、氏名を記すことと、印を押すことの2つです。決めるのは、誰の名前を、どの資格で書くかになります。会社を代表するのが誰かは条文が決めていますが、欄にどう並べるかは条文の外にあります。

法人が当事者になる場合、会社を代表するのが誰かを定めているのが会社法349条1項です。

取締役は、株式会社を代表する。

会社法349条1項には、ただし書が続きます。

ただし、他に代表取締役その他株式会社を代表する者を定めた場合は、この限りでない。

他に代表取締役その他株式会社を代表する者を定めている会社では、このただし書のほうが効いて、会社を代表するのはその者になります。自社でどう定めているかを確かめてから書く箇所です。代表取締役の権限は、会社法349条4項にあります。

代表取締役は、株式会社の業務に関する一切の裁判上又は裁判外の行為をする権限を有する。

会社の名前だけが置かれた欄でも、その会社のために行為する者がいます。ただし、署名欄をどう並べるかまでは、この条文からは出てきません。

担当者が代理人として結ぶ場合に見るのが、民法99条1項です。

代理人がその権限内において本人のためにすることを示してした意思表示は、本人に対して直接にその効力を生ずる。

条文に置かれているのは「その権限内において」と「本人のためにすることを示して」です。これは代理の効果についての条文であって、契約書の署名欄の書式を定めたものではありません。欄の中で誰の代理として書くかは、この条文が決めていることではなく、書類を求めている側の様式に合わせる箇所になります。

記載例｜3つの形

次に挙げる3つは、条文が定めた書式ではありません。欄に置く要素（社名・資格・氏名・押印欄）の並べ方の例です。社名と氏名は〇〇に置き換えてあります。

記載例①　個人事業主が自分で結ぶ場合

〇〇〇〇（氏名）　　［押印欄］

屋号を使っているときは、次の形です。

〇〇〇〇（屋号）

〇〇〇〇（氏名）　　［押印欄］

記載例②　法人が代表者として結ぶ場合

〇〇株式会社

代表取締役　〇〇〇〇　　［押印欄］

記載例③　法人が代理人として結ぶ場合

〇〇株式会社

上記代理人　〇〇部長　〇〇〇〇　　［押印欄］

③の形で書くときに残るのは、その担当者に権限があるかどうかです。民法99条1項が置いているのは「その権限内において」なので、委任状や社内規程を確かめてから欄を埋めます。

肩書きの位置は、記載例では②に「代表取締役」、③に社内の役職名を、氏名の前に置いてあります。相手から様式の指定があるなら、その指定が優先します。住所や日付の欄が別に印字されている書類では、その欄の指定に従います。

押印欄に押す印については、この記事では扱いません。押印そのものの位置づけと印鑑の使い分けは押印の意味と印鑑の使い分けにまとめています。書いたあとで直したくなったときの手順は訂正印・捨印・変更覚書と作り直しの使い分けにまとめています。

3. 署名すれば、押印はしなくてよいのか

署名したのに押印も求められた、という場面で最初に見るのは、その書類を求めている条文の形です。会社法369条3項のように「署名し、又は記名押印し」と置かれているなら、条文が求めているのはどちらかの形です。

民事訴訟法228条4項も、2つを並べて置いています。

私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。

ここでも間にあるのは「又は」です。この条文が置いているのは「押印」で、記名押印という語ではありません。推定の対象になっているのは、文書の成立が真正であることで、そこに書かれた内容が正しいことではありません。

そして、署名と押印のどちらが強いかは、この条文には書かれていません。押印そのものが何を担っているかは、さきに挙げた「契約書の押印の意味とは」の側の論点になります。

相手が両方を求めてくる場合、その求めは、書類を受け取る側の指定です。求められたとおり署名と押印の両方をしておけば、条文が「又は」で並べている書面でも、相手の指定から外れることはありません。条文の形と相手の指定は別のものなので、本当に両方が要るのかを知りたいときは、出す先に確かめます。確かめるときに示すのは、次の2点です。

その書類の根拠になっている条文、または社内規程の該当箇所
欄に印字されている文言。「署名」「記名押印」「記名」のどれが書かれているか

4. 記名押印だけ、記名だけを挙げている条文もある

2つを並べていない条文もあります。登記の申請について定めた不動産登記令16条1項です。

申請人又はその代表者若しくは代理人は、法務省令で定める場合を除き、申請情報を記載した書面に記名押印しなければならない。

挙げられているのは記名押印で、「法務省令で定める場合を除き」という限定が付いています。

記名だけを挙げている条文もあります。重要事項説明の書面について定めた宅地建物取引業法35条5項です。

第一項から第三項までの書面の交付に当たつては、宅地建物取引士は、当該書面に記名しなければならない。

この条文が挙げているのは記名です。

片方は記名押印を求め、もう片方は記名だけを求めています。この2条を並べると、記名押印が、記名に押印を加えたものであることが、条文の側から読めます。

条文が挙げているものの一覧

条文	対象になっている書面	条文が挙げているもの
会社法369条3項	取締役会の議事録（書面で作成したとき）	署名又は記名押印
会社法26条1項	株式会社の定款	署名又は記名押印
会社法575条1項	持分会社の定款	署名又は記名押印
建設業法19条1項	建設工事の請負契約で交付する書面	署名又は記名押印
不動産登記令16条1項	登記の申請情報を記載した書面	記名押印（法務省令で定める場合を除く）
宅地建物取引業法35条5項	重要事項説明の書面	記名

表に挙げたのは、この記事で引いた条文が対象にしている書面です。業務委託契約書や注文請書のように、表のどれにも当たらない書類もあります。目の前の書類をどう埋めるかは、次の順番で決められます。

書類の名前と、それを求めている相手（社内・取引先・官公庁）を書き出す
欄に印字されている文言を読む。「署名」「記名押印」「記名」のどれが書かれているか
様式や根拠の指定があるかを、その書類を求めている相手に聞く
指定が返ってこないときは、欄の文言どおりに埋める。「記名押印」とあるなら氏名を記して印を押す。法人なら、社名の下に代表者の資格と氏名を並べて印を押す形になります

建設業法19条の書面を電子化するときの要件は建設業法の電子化要件と注意点、不動産取引の書面がどこまで電子化できるかは重要事項説明・賃貸借契約の電子化にまとめています。

5. 電子でやり取りするとき、記名押印はどうなるか

書面ではなく電磁的記録（電子データ）にした場合、条文は別の受け皿を置いています。会社法369条4項です。

前項の議事録が電磁的記録をもって作成されている場合における当該電磁的記録に記録された事項については、法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置をとらなければならない。

置かれているのは「署名又は記名押印に代わる措置」で、その中身はこの条文には書かれていません。中身を名指ししているのが、会社法施行規則225条1項です。

次に掲げる規定に規定する法務省令で定める署名又は記名押印に代わる措置は、電子署名とする。

電磁的記録にしたときに求められているのは、何もしないことではなく、代わりの措置をとることです。あわせて、省令の側が号で並べているのは会社法の特定の規定で、すべての契約書に及ぶ定めではありません。

同じ形は、ほかの法令にもあります。登記の申請なら、書面の場合が記名押印（不動産登記令16条1項）で、オンラインで申請する場合（条文の言葉では「電子情報処理組織を使用する方法」）はこうなります。不動産登記令12条1項です。

電子情報処理組織を使用する方法により登記を申請するときは、申請人又はその代表者若しくは代理人は、申請情報に電子署名（電子署名及び認証業務に関する法律（平成十二年法律第百二号）第二条第一項に規定する電子署名をいう。以下同じ。）を行わなければならない。

建設業法19条3項も、書面に代わる方法を置いています。

建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。

条文に「当該契約の相手方の承諾を得て」と書かれています。相手方の承諾を前提にした置き換えです。電子署名そのものが何を指すかは電子署名法をわかりやすく解説にまとめています。

契約書の末尾に入っている「記名押印」の文言

紙を前提に作った契約書には、末尾に「甲乙記名押印のうえ」という文言が入っていることがあります。電子で結ぶなら、この文言も書き換えの対象になります。置き換えの注記は各テンプレートの側に入れてあり、たとえば業務委託契約書テンプレートがその形を持っています。

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6. 記名押印と署名に関するよくある質問

Q1. ゴム印で名前を入れて、印を押す形でよいですか

A. この記事で参照している条文には、氏名を書く道具についての定めはありません。会社法369条3項が定めているのは、署名するか記名押印するかというところまでです。決めかねるときは、手書きで氏名を書いて印を押しておけば、あとで相手の指定が「署名」だったと分かった場合でも、書き直しの相談から始めずに済みます。ゴム印や印字にするのは、相手から様式の指定があるとき、社内でその形に決めているとき、同じ書類をまとめて出すときです。

Q2. 会社名だけを書けばよいですか、代表者の名前も要りますか

A. 欄には、社名と、会社のために行為する者の資格・氏名を並べる形になります（〇〇株式会社／代表取締役　〇〇〇〇）。会社を代表するのが誰かは会社法349条1項が定めていて、他に代表取締役その他株式会社を代表する者を定めた場合は、そのただし書のほうが効きます。代表取締役の権限は会社法349条4項にあります。ただし、欄にどう並べるかそのものは、これらの条文が決めていることではありません。相手から様式の指定があるなら、その指定が優先します。

Q3. 肩書きは書かないといけませんか

A. この記事で引いた条文が挙げているのは行為をする者で、欄にどう表記するかまでは条文には書かれていません。記載例では、資格の位置に「代表取締役」や社内の役職名を置いています。相手が様式を指定しているなら、その形に合わせてください。

Q4. 署名と押印の両方を求められました。両方必要ですか

A. 条文の形と、相手の指定は別のものです。会社法369条3項のように「署名し、又は記名押印し」と置かれている書面でも、受け取る側が両方を求めてくることはあります。両方をしてはいけないという定めは、この記事で引いた条文には出てきません。急ぐなら相手の指定に合わせ、理由が知りたいなら根拠を聞いてください。

Q5. 押印がなければ契約は成立しないのですか

A. その論点は、この記事の外にあります。押印と契約の成立の関係は電子契約でハンコは不要？押印なしで契約が成立する理由にまとめています。

Q6. 記名押印すると、印紙が必要になりますか

A. 印紙税は、この記事が引いている条文の外にあります。電子でやり取りした場合の扱いを含めて、電子契約に印紙税はかからない？にまとめています。自社の文書が課税文書に当たるかどうかの判断は、所轄の税務署または税理士に確認してください。

Q7. 電子契約にすると、記名押印の欄はどうなりますか

A. 会社法369条4項は、電磁的記録について「署名又は記名押印に代わる措置」をとることを求めていて、その中身を会社法施行規則225条1項が電子署名としています。建設業法19条3項は、相手方の承諾を得たうえで、情報通信の技術を利用する方法を講じられる形にしています。どちらも、何もしなくてよくなる形にはなっていません。

7. まとめ｜記名押印の欄を埋めるときに見る順番

見る順番

欄に印字されている文言を読む。「署名」「記名押印」「記名」のどれが書かれているか
その書類の根拠になっている条文か、様式の指定があるかを確かめる。指定が見当たらないなら、書類を求めている相手に聞く
誰の名前を書くかを決める。法人なら社名と、会社を代表する者の資格・氏名（会社法349条1項）。担当者が代理人として結ぶなら、誰の代理かを示す（民法99条1項）
押印欄があるなら、どの印を押すかを社内の決まりで確かめる
電子でやり取りするなら、代わりにとる措置が条文の側で決まっていないかを見る（会社法369条4項・会社法施行規則225条1項、建設業法19条3項）

出す前に見るところ

「記名押印」とあるのに、押印欄が空のままになっている
法人の欄に社名だけが書かれていて、代表者の資格と氏名が入っていない
代理人として書いたのに、誰の代理なのかが欄から読み取れない
様式の指定を受けていたのに、その形になっていない

引いた条文の要点

会社法369条3項・26条1項・575条1項、建設業法19条1項は、「署名」と「記名押印」を「又は」で並べて置いている
不動産登記令16条1項が挙げているのは記名押印で、「法務省令で定める場合を除き」という限定が付いている
宅地建物取引業法35条5項が挙げているのは記名である。この2条を並べると、記名押印が記名に押印を加えたものであることが読める
民事訴訟法228条4項も「署名又は押印」と並べて置いている。推定の対象は、文書の成立が真正であること
民法968条1項は、本人が手で書くことを「自書」という語で求めている。これは自筆証書遺言の方式についての条文である
電磁的記録には「署名又は記名押印に代わる措置」の受け皿があり、会社法施行規則225条1項がその中身を電子署名としている

手元の書類で迷ったときに決め手になるのは、条文の一般論ではなく、その欄に何と印字されているかと、書類を求めている相手が何を指定しているかの2つです。この2つを確かめてから欄を埋めることが、書き直しの往復を減らす手がかりになります。

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本記事は法令に基づく一般的な情報提供であり、個別の法律相談・税務相談に代わるものではありません。目の前の書類にどの条文が適用されるか、担当者に代理権があるかどうか、自社の文書が課税文書に当たるかどうかについては、弁護士・司法書士・所轄の税務署または税理士にご確認ください。