納品書テンプレ無料ダウンロード|請求書とのセット・インボイス対応の書き方

「納品書のテンプレが必要だけど、インボイス対応版が見つからない…」 「請求書と納品書ってどう違う？両方発行すべき？『納品書兼請求書』で済ませていい？」 「電子帳簿保存法対応で、納品書も電子化しなきゃいけないって本当？」

納品書は、商品・サービスを納品したことを証明する経理書類です。法律上の発行義務はないものの、実務では取引証跡の核として欠かせない書類で、2023年10月のインボイス制度施行・2024年1月の電子帳簿保存法改正で、その重要性が大きく増しました。古いテンプレを使い続けていると、適格請求書としての効力を持たない、または電子取引保存要件を満たさないリスクがあります。

結論からお伝えします。納品書は、インボイス対応（適格請求書発行事業者の登録番号・税率区分・消費税額の明記）と電子帳簿保存法対応（電子取引のデータ保存要件）の2点を押さえた最新法令対応版テンプレートを使うのが鉄則です。この記事では、納品書テンプレを無料（会員登録不要・メアド不要）でダウンロードできるよう用意しています。

この記事の結論

• 納品書は法律上の発行義務はないが、取引証跡の核として実務上ほぼ必須の経理書類。
• 押さえるべきはインボイス対応（適格請求書発行事業者の登録番号・税率区分・消費税額の明記）と電子帳簿保存法対応（電子取引のデータ保存）の2点。
• インボイス対応していない納品書は適格請求書の効力を持たず、受領側が仕入税額控除を受けられないため取引先に不利益を与える。
• メール添付など電子で授受した納品書は電子データでの保存が義務（印刷して紙保存だけは電子帳簿保存法違反）。
• 納品書・請求書・受領書は役割が異なり、「納品書兼請求書」「納品書兼受領書」として1通にまとめる運用もある。
• テンプレートはインボイス制度+電子帳簿保存法対応版で、会員登録不要・メアド不要で無料ダウンロードできる。

目次

1. 納品書は「インボイス対応」と「電子帳簿保存法対応」の2点が鉄則
2. 納品書とは何か：発行義務と実務上の役割
3. 納品書・請求書・受領書の違い
4. 納品書の必須記載項目
5. インボイス対応の書き方詳細
6. 電子帳簿保存法対応のポイント
7. 納品書のよくあるミスと対策
8. 納品書を電子化するメリット
9. 納品書テンプレに関するFAQ
10. 独自視点：納品書は「取引証跡管理の起点」
11. まとめ：納品書は「インボイス+電子帳簿保存法対応」で完成

納品書は「インボイス対応」と「電子帳簿保存法対応」の2点が鉄則

最初に重要な結論をお伝えします。

納品書 ひな形を扱うときに押さえるべきポイントは、以下の2つです。

ポイント	内容
ポイント1：インボイス対応	適格請求書発行事業者の登録番号・税率区分・消費税額の明記
ポイント2：電子帳簿保存法対応	電子取引の場合はデータ保存（検索機能・改ざん防止）

特に2023年10月以降、納品書を「適格請求書（インボイス）」として運用するなら、インボイス対応版のテンプレが必須です。古いテンプレでは、受領した取引先が仕入税額控除を受けられず、関係性に影響します。

納品書とは何か：発行義務と実務上の役割

納品書は、商品・サービスを納品したことを証明する経理書類です。

納品書の法的位置づけ

観点	内容
発行義務	法律上の発行義務はない（任意）
主な目的	取引証跡の保管、取引先との認識確認
適用法令	（発行する場合）消費税法（インボイス）、電子帳簿保存法、印紙税法等
保存義務	受領後の納品書は法人税法上7年間の保存義務（電子帳簿保存法対応必要）

法律上は発行義務がないものの、実務上はほぼ必須の書類です。納品書なしで取引を進めると、後の請求トラブル・税務調査時の証跡不足等のリスクが生じます。

納品書の主な役割

1. 取引証跡の保管：何を・いくつ・いつ納品したかの記録
2. 取引先との認識確認：納品内容について双方で確認する
3. 請求の根拠：後の請求書発行の前提となる記録
4. 税務調査対応：税務調査時の取引証跡として
5. 検収プロセスの起点：取引先による検収のトリガー

納品書・請求書・受領書の違い

経理書類は複数あり、混同されがちです。整理しておきましょう。

納品書

• 発行タイミング：商品・サービスの納品時
• 発行主体：売主（納品者）
• 目的：納品内容の証明
• 法的義務：なし（任意）
• インボイス対応：可能（適格請求書として運用可）

請求書

• 発行タイミング：納品後または定期サイクル（月末等）
• 発行主体：売主（請求者）
• 目的：代金支払の請求
• 法的義務：なし（任意）、ただし下請法対象取引等では発行が必須となる場合あり
• インボイス対応：必須（適格請求書発行事業者の場合）

受領書（物品受領書）

• 発行タイミング：商品・サービスの受領時
• 発行主体：買主（受領者）
• 目的：受領した事実の証明
• 法的義務：なし（任意）
• インボイス対応：対象外

3者の比較表

観点	納品書	請求書	受領書
発行者	売主	売主	買主
目的	納品内容証明	代金請求	受領証明
発行義務	任意	任意（一部義務）	任意
インボイス対応	可能	必須	対象外
印紙税	原則不要	原則不要	一定金額以上は必要（第17号文書）

「納品書兼請求書」「納品書兼受領書」の運用

実務では、納品書と請求書を1通にまとめた「納品書兼請求書」、納品書と受領書を1通にまとめた「納品書兼受領書」として運用するケースが多くあります。

• 納品書兼請求書：納品と同時に代金請求も行いたい場合
• 納品書兼受領書：納品書下部に「受領しました」欄を設けて取引先に押印してもらう

書類数を減らすことで、業務効率化と取引先の負担軽減につながります。

納品書の必須記載項目

納品書 テンプレートに含むべき項目を整理します。

基本必須項目

No.	項目	記入内容例
1	書類名	「納品書」（または納品書兼請求書等）
2	発行年月日	YYYY年MM月DD日
3	納品書番号	通し番号（例：NO-2026-001）
4	取引先（宛先）	取引先名称・住所
5	発行者（自社情報）	自社名・住所・連絡先
6	納品物の品名・型番	具体的な商品名・サービス名
7	数量・単価	数量と単価
8	金額（小計・消費税・合計）	税抜・税込両方を明示
9	納品日	実際に納品した日
10	備考	特記事項（納品場所、検収期日等）

インボイス対応の追加必須項目

インボイス制度対応の納品書（適格請求書）として運用する場合、以下が追加必須となります。

No.	項目	内容
11	適格請求書発行事業者の登録番号	T+13桁の数字（例：T1234567890123）
12	税率区分（8%・10%別）	軽減税率と標準税率を区分
13	税率ごとの対価合計	8%対象・10%対象を別途集計
14	税率ごとの消費税額	8%・10%別の消費税額

これら4項目が揃っていないと、受領側は仕入税額控除を受けられないため、取引先に大きな不利益を与えます。

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インボイス対応の書き方詳細

2023年10月施行のインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、納品書を適格請求書として運用する場合の記載要件が定められました。

適格請求書の記載要件（消費税法第57条の4）

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
2. 取引年月日
3. 取引内容（軽減税率対象である旨を明示）
4. 税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜き又は税込み）及び適用税率
5. 税率ごとに区分した消費税額等
6. 書類の交付を受ける事業者の氏名又は名称

記入例

適格請求書発行事業者登録番号：T1234567890123

【納品内容】

品名	数量	単価（税抜）	金額（税抜）	税率
A商品	10	1,000	10,000	10%
B食品	5	800	4,000	8%（軽減）

【金額内訳】

区分	金額内訳
10%対象	小計 10,000円 + 消費税 1,000円 = 11,000円
8%対象	小計 4,000円 + 消費税 320円 = 4,320円
合計（税込）	15,320円

軽減税率の表示方法

軽減税率（8%）対象の品目には、品名の横に「※軽減税率対象」や記号（*や★）を付けて区別する必要があります。

適格請求書発行事業者でない場合

適格請求書発行事業者の登録を受けていない事業者（免税事業者等）は、納品書に登録番号を記載できません。この場合、納品書は適格請求書としての効力を持たないため、受領した側は仕入税額控除を受けられません（段階的経過措置あり）。

電子帳簿保存法対応のポイント

2024年1月から、電子取引のデータ保存が完全義務化されました。納品書をメール添付・電子契約サービス等で授受している場合、電子データとして保存する必要があります。

電子帳簿保存法の3要件

電子取引データを保存する場合、以下の要件を満たす必要があります。

1. 真実性の確保：タイムスタンプ付与、訂正・削除履歴の保持、改ざん防止措置
2. 可視性の確保：速やかにディスプレイ・プリンタで出力可能
3. 検索機能の確保：取引年月日・取引金額・取引先で検索可能

紙保存か電子保存か

取引パターン	保存方法
紙の納品書を受領	紙のまま保存OK（スキャナ保存も可）
メール添付PDFで納品書を受領	電子データで保存（義務）
電子契約サービスで納品書を授受	電子データで保存（義務）

メールで送られてきた納品書PDFを「印刷して紙で保管」だけでは、電子帳簿保存法違反となります。電子契約サービスを使えば、電子データ保存要件を自動的に満たせます。

納品書のよくあるミスと対策

実務でありがちなミスを整理します。

ミス1：インボイス登録番号の記載漏れ

適格請求書発行事業者であるにもかかわらず、登録番号を記載していない納品書を発行するケース。受領側が仕入税額控除を受けられず、取引先に不利益を与えます。

対策：テンプレに登録番号欄を常設し、必ず記入する運用に。

ミス2：税率区分の記載漏れ

軽減税率（8%）と標準税率（10%）を混在させた取引で、税率区分が不明確なケース。

対策：税率ごとに小計と消費税額を分けて明示。

ミス3：電子帳簿保存法対応不足

メールで受領した納品書PDFを印刷して紙で保管しているケース。電子帳簿保存法違反です。

対策：電子契約サービスで一元保管。

ミス4：発行日と納品日の混同

発行日（納品書作成日）と納品日（実際に納品した日）が異なる場合に、両方を明示していないケース。

対策：両日を別欄で明示。

ミス5：納品書番号の重複・欠番

通し番号管理がずさんで、重複や欠番が発生するケース。税務調査時に説明が難しくなります。

対策：システム発番または明確な発番ルールで管理。

ミス6：取引先名称の表記揺れ

「○○株式会社」と「（株）○○」のように同一取引先で表記が揺れるケース。インボイス制度上、取引先名称は正確に記載する必要があります。

対策：取引先マスターを統一管理。

納品書を電子化するメリット

紙の納品書を郵送するスタイルから、電子的方法での授受が一般的になっています。

メリット1：発行スピードの大幅向上

紙の納品書を郵送すると数日〜1週間。電子化なら数分で取引先に届きます。

メリット2：電子帳簿保存法に自動対応

電子契約サービスを使えば、電子帳簿保存法の保存要件（真実性・可視性・検索機能）が自動的に満たされます。

メリット3：印刷・郵送コストの削減

1件あたり数百円の印刷・郵送コストが、電子化でゼロに。月数百件発行する企業では年間で大きなコスト削減効果。

メリット4：インボイス対応の一元化

インボイス対応のテンプレートで電子発行することで、すべての納品書がインボイス要件を自動的に満たします。

メリット5：検収・請求プロセスとの連動

納品書発行→取引先での検収→請求書発行という一連のプロセスを、電子的に一元管理できます。

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納品書テンプレに関するFAQ

Q1. 納品書は法律上の発行義務がある？

ありません。法律上は任意です。ただし、実務上は取引証跡の核として欠かせない書類です。発行しないと、後の請求・税務調査・取引先との認識違いでトラブルが生じる可能性があります。

Q2. 納品書に印紙は必要？

納品書は印紙税法上の課税文書に該当しないため、原則として印紙は不要です。ただし、「納品書兼請求書」「納品書兼受領書」として運用する場合、含まれる「受領書」部分が一定金額以上（5万円以上）の金銭等の受取証書として第17号文書に該当する可能性があるため、注意が必要です。電子納品書なら印紙税はかかりません。

Q3. インボイス制度に対応していない納品書を発行するとどうなる？

インボイス対応していない納品書は、適格請求書としての効力を持ちません。受領した取引先（課税事業者）は、仕入税額控除を受けられず、消費税の負担が増える結果となります。取引先との関係性に悪影響を与えるため、適格請求書発行事業者は必ずインボイス対応の納品書を発行すべきです。

Q4. 「納品書兼請求書」「納品書兼受領書」はどう使い分ける？

「納品書兼請求書」は、納品と同時に代金請求も行う場合（店頭販売、即時納品等）。「納品書兼受領書」は、納品書下部に受領欄を設けて取引先に押印してもらう場合（物品納入時の受領確認）。両者を組み合わせた「納品書兼請求書兼受領書」も実務で使われます。

Q5. 電子納品書の保存期間は？

法人税法上、原則として7年間（欠損金の繰越控除がある場合は10年間）です。電子取引データとして受領した納品書は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で電子保存する必要があります。

Q6. 納品書を電子発行する場合、取引先の同意は必要？

法律上の必須要件ではありませんが、商習慣上、取引先に事前に通知・了解を得るのが望ましいです。立会人型の電子契約サービスを使えば、取引先は登録不要・無料でメールリンクから受領できるため、スムーズに導入できます。

Q7. 紙とPDFの納品書を併用してもいい？

問題ありません。ただし、運用が複雑になり、電子帳簿保存法対応の管理も煩雑になります。可能であれば電子納品書に統一するのが業務効率化の観点で望ましいです。

独自視点：納品書は「取引証跡管理の起点」

最後に、競合記事ではあまり強調されない独自の視点をお伝えします。

納品書 ひな形は、単なる「納品内容を伝える書類」ではなく、「取引証跡管理の起点」として機能します。

取引証跡の連鎖

BtoB取引では、「契約書」「注文書」「注文請書」「納品書」「検収書」「請求書」「領収書」という一連の取引証跡が連鎖して発生します。納品書はその中で、実際に商品・サービスが動いた事実を証明する核心的な書類です。

契約締結 → 注文 → 注文請書 → 【納品+納品書】 → 検収 → 請求 → 入金 → 領収書

この一連の流れを正確に証跡として残せていれば、税務調査・取引紛争・社内監査すべてに対応可能な体制となります。

インボイス制度で増した納品書の重要性

2023年10月のインボイス制度施行以降、納品書の重要性は急増しました。

• インボイス対応版の納品書：そのまま適格請求書として機能（受領側は仕入税額控除を受けられる）
• 非対応版の納品書：適格請求書ではない（仕入税額控除を受けられない）

取引先（課税事業者）にとっては、「インボイス対応の納品書をくれる仕入先」のほうが取引メリットが大きいため、対応の有無が取引先選定の基準にもなり得ます。

「納品書のクオリティ」=「取引先からの信頼度」

長期的な取引関係を構築するには、納品書のクオリティが重要です。

• インボイス対応で、取引先の事務負担を軽減
• 税率区分を明確に記載し、経理処理を容易に
• 電子発行で、取引先のスピード対応を支援
• 通し番号管理が明確で、後の検索が容易

これらは取引先からの「丁寧な取引先である」という信頼につながります。逆に、納品書がいい加減な事業者は、「経理体制がずさんなのでは」と疑念を持たれます。

納品書は、単なる経理書類ではなく「取引先との信頼関係を支える書類」でもあるのです。

まとめ：納品書は「インボイス+電子帳簿保存法対応」で完成

最後に要点を整理します。

• 納品書 テンプレートはインボイス対応（登録番号・税率区分・消費税額）が必須
• 電子帳簿保存法対応（電子取引のデータ保存）も必須
• 納品書・請求書・受領書を区別、または兼用書として運用
• 取引証跡の核として、通し番号管理・取引先名称の正確性が重要
• 電子化で発行スピード向上・コスト削減・電帳法対応の自動化

納品書 ひな形は、取引証跡管理の起点となる重要書類です。インボイス・電子帳簿保存法に対応した最新版テンプレを使い、取引先からの信頼を高めましょう。

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※本記事および提供テンプレートは2026年5月時点の消費税法（インボイス制度）、電子帳簿保存法、法人税法、印紙税法その他関連法令に基づき、作成しています。個別の納品書の運用については、税理士などの専門家にご相談ください。最新の法令解釈は国税庁・国税不服審判所等の情報を参照してください。