労働者名簿テンプレ|労基法107条対応・記載必須項目と保管期間を解説

「労働者名簿を整備するように労基署から指導された。テンプレが手元にない…」 「労基法第107条の『労働者名簿』って何？どこまで詳しく書く？」 「マイナンバーは労働者名簿に載せていい？」 「保管期間は5年？3年？電子化はできる？」

労働者名簿は、労働基準法第107条に基づき、常時1人以上の労働者を使用する全事業場に作成・保管が義務付けられた法定帳簿です。賃金台帳・出勤簿とあわせて「法定3帳簿」と呼ばれ、労基署の調査時に最初に確認される書類です。記載漏れや未整備の場合、30万円以下の罰金（労基法第120条）の対象となります。

重要なお願い：労働者名簿は労務管理の根幹を成す重要書類です。本記事のテンプレートは参考のたたき台として位置づけ、個別の事業所での労働者名簿の作成・運用については、社会保険労務士（社労士）・弁護士へのご相談を強く推奨します。

結論からお伝えします。労働者名簿 テンプレートは、（1）労基法施行規則第53条に定める9項目を必ず記載し、（2）労働者ごとに個別に作成し、（3）保管期間（5年・当面3年）を遵守し、（4）マイナンバー等の個人情報は別管理することが鉄則です。この記事では、労働者名簿 ひな形を無料（会員登録不要・メアド不要）でダウンロードできるよう用意しています。

この記事の結論

• 労働者名簿で押さえるべきは、労基法施行規則第53条の9項目の記載・保管期間5年（当面3年）・マイナンバー等の別管理の3点。
• 労働者名簿は労基法第107条の法定帳簿で、賃金台帳・出勤簿とあわせた「法定3帳簿」として労基署調査で最初に確認される。記載漏れ等は30万円以下の罰金。
• 常時1人以上の労働者を使用する全事業場に作成義務があり、事業場ごとに整備が必要。マイナンバーは記載せず別管理が原則。
• 労働者名簿は電子化が可能（労基則第59条の2）で、画面表示・印刷出力・改変防止・検索性の要件を満たす必要がある。
• 配布テンプレートは会員登録・メアド不要で、9項目を網羅した紙運用・電子運用の両対応。個別の運用は社労士・弁護士へ相談を。

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重要：個別の労働者名簿の運用については、必ず社労士・弁護士にご相談ください。

目次

1. 労働者名簿の3つのポイント「9項目+5年保管+別管理」
2. 労働者名簿とは：労働基準法第107条のルール
3. 記載必須項目（労基法施行規則第53条）
4. 保管期間（労基法第109条）
5. マイナンバー等の個人情報の取扱い
6. 電子化対応（電子帳簿保存法・労基則第59条の2）
7. 法定3帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の関係
8. 労働者名簿と関連法令
9. 労働者名簿を電子契約サービスで運用するメリット
10. 労働者名簿テンプレに関するFAQ
11. 独自視点：労働者名簿は「労務管理の品質を映す鏡」
12. まとめ：労働者名簿は「9項目+5年保管+電子化」で完成

労働者名簿の3つのポイント「9項目+5年保管+別管理」

最初に重要な結論をお伝えします。

労働者名簿 テンプレートを整備するときに押さえるべきポイントは、以下の3つです。

ポイント	内容
ポイント1：9項目の確実な記載	労基法施行規則第53条に定める記載事項を漏れなく
ポイント2：5年保管（当面3年）	退職・死亡日から起算（労基法第109条）
ポイント3：マイナンバー等の別管理	番号法に基づき独立した安全管理措置

これら3点を満たさないと、（1）労基署の調査で是正勧告対象、（2）30万円以下の罰金の対象、（3）個人情報保護法・番号法違反のリスクがあります。

労働者名簿とは：労働基準法第107条のルール

労働者名簿は、労働基準法第107条に基づく法定帳簿です。

労働者名簿の法的位置づけ

労働基準法第107条は、「使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日々雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない」と定めています。

「法定3帳簿」とは

労働基準法は、以下の3つの帳簿の整備を義務付けています。

帳簿	根拠	内容
労働者名簿	労基法第107条	労働者の基本情報・履歴
賃金台帳	労基法第108条	賃金支払の記録
出勤簿	労基法第108条解釈	労働時間の記録

これらは「法定3帳簿」と呼ばれ、労基署の調査時に必ず確認される書類です。

違反時の罰則

• 作成・記載義務違反：30万円以下の罰金（労基法第120条）
• 記載事項の不備：同上
• 保管義務違反：同上

作成義務がある事業場

常時1人以上の労働者を使用する全事業場に作成義務があります。「事業場」単位での作成のため、複数の事業所がある企業は、各事業場ごとに労働者名簿を整備する必要があります。

記載必須項目（労基法施行規則第53条）

労働者名簿 ひな形に含めるべき必須項目は、労基法施行規則第53条に定められています。

法定9項目

No.	項目	内容
1	氏名	労働者の氏名（漢字・ふりがな）
2	生年月日	年齢確認のため
3	履歴	学歴・職歴等
4	性別	戸籍上の性別
5	住所	現住所
6	従事する業務の種類	営業/製造/事務等（常時30人未満の事業場は省略可）
7	雇入年月日	入社日
8	退職年月日及びその事由	退職時（解雇・自主退職等）
9	死亡年月日及びその原因	在職中死亡時

「履歴」の記載内容

「履歴」については、最終学歴・直近の職歴を記載するのが一般的です。詳細な履歴書全文を労働者名簿に転記する必要はなく、概要レベルで構いません。

マイナンバーは記載しない

マイナンバー（個人番号）は、労働者名簿には記載しません。マイナンバーは番号法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）に基づき、税務関連・社会保障関連の特定業務でのみ使用が認められており、別管理が原則です。

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保管期間（労基法第109条）

労働者名簿の保管期間は、労基法第109条で定められています。

保管期間の規定

時点	起算日	保管期間
退職した場合	退職日	5年間（当面の間は経過措置として3年間）
死亡した場合	死亡日	5年間（当面3年間）
行方不明等の場合	該当日	5年間（当面3年間）

「5年・当面3年」の経過措置

2020年4月の改正民法施行に伴い、労基法上の各種記録の保管期間が「3年→5年」に延長されました。ただし、企業の急激な負担増を避けるため、当面の間は経過措置として3年間保管すれば足りるとされています（労基則第56条）。

将来的には完全に5年保管に統一される見込みのため、最初から5年保管できる体制を整えることが推奨されます。

保管方法

• 紙保管（原本を事業場に備え置き）
• 電子保管（電子帳簿保存法・労基則第59条の2に対応）
• 両方併用（紙原本+電子バックアップ）

マイナンバー等の個人情報の取扱い

労働者名簿には個人情報が多数含まれるため、個人情報保護法・マイナンバー法を遵守した管理が必要です。

マイナンバーは別管理

項目	取扱い
マイナンバー（個人番号）	労働者名簿に記載しない・別管理
健康保険被保険者番号	労働者名簿に記載しないことが推奨
銀行口座情報	賃金台帳で管理（労働者名簿には不要）
家族構成	必要に応じて別ファイルで管理

安全管理措置（個人情報保護法）

労働者名簿に含まれる個人情報については、以下の安全管理措置が必要です。

1. アクセス制限：閲覧権限を労務担当者・管理職に限定
2. 保管場所の施錠：紙の場合は施錠キャビネット等
3. 電子データの暗号化：電子保管の場合
4. 持出制限：外部への持ち出しの原則禁止
5. 退職時の処理：保管期間経過後の確実な廃棄

「労働者名簿の閲覧請求」への対応

労働者本人から自身の労働者名簿の閲覧請求があった場合、個人情報保護法第33条に基づき開示する義務があります（個人情報取扱事業者の場合）。

電子化対応（電子帳簿保存法・労基則第59条の2）

労働者名簿は、電子帳簿保存法及び労基法施行規則第59条の2に基づき、電子化が可能です。

電子化のメリット

メリット	内容
物理的保管スペース不要	紙のキャビネット不要
検索性向上	名前・日付・条件で即検索
改ざん防止	タイムスタンプ・電子署名
複数事業場の一元管理	本社で全事業場の名簿を統合管理
バックアップ容易	データ損失リスク低減

電子化の要件（労基則第59条の2）

電子化する場合、以下の要件を満たす必要があります。

1. 法定記載事項を満たすこと（第53条の9項目）
2. 必要に応じて画面表示・印刷出力可能なこと（労基署の調査時等）
3. 改変防止措置（タイムスタンプ・電子署名等）
4. 必要事項の検索可能性

電子帳簿保存法対応

労働者名簿を含む労務関連書類の電子保存にあたっては、電子帳簿保存法の対応も必要です。

• 真実性の確保（タイムスタンプ等）
• 可視性の確保（画面表示・印刷出力）
• 検索機能の確保

法定3帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）の関係

労働者名簿は、賃金台帳・出勤簿とあわせて「法定3帳簿」として整備・運用します。

3帳簿の連携

観点	労働者名簿	賃金台帳	出勤簿
内容	労働者の基本情報・履歴	賃金支払の記録	労働時間の記録
根拠	労基法第107条	労基法第108条	労基法第108条解釈
保管期間	5年（当面3年）	5年（当面3年）	5年（当面3年）
起算日	退職日等	最終記入日	最終記入日

これら3帳簿は、労基署の調査時にセットで提示を求められることがほとんどです。

3帳簿の一元管理

紙運用では3帳簿の連動が困難ですが、労務管理システム・電子帳簿サービスを活用することで、3帳簿を一元的に整備・管理できます。労働者情報の変更があった場合に、3帳簿すべてに反映される仕組みが理想的です。

労働者名簿と関連法令

労働者名簿を運用する際に関係する主要な法令を整理します。

労働基準法

• 第107条（労働者名簿の作成・記載義務）
• 第109条（保管期間）
• 第120条（罰則：30万円以下の罰金）

労働基準法施行規則

• 第53条（労働者名簿の記載事項）
• 第55条（賃金台帳の記載事項）
• 第56条（保管期間の経過措置：当面3年）
• 第59条の2（電磁的記録による保存）

個人情報保護法

• 個人情報の安全管理措置
• 本人開示請求への対応

マイナンバー法（番号法）

• マイナンバーの別管理

電子帳簿保存法

• 労務関連書類の電子保存要件

労働者名簿を電子契約サービスで運用するメリット

労働者名簿は、電子契約・電子帳簿サービスとの親和性が高い書類です。

メリット1：多事業場の一元管理

複数事業場の労働者名簿を、本社で一元管理。各事業場の労働者情報変更も即座に反映されます。

メリット2：雇用契約書との連動

雇用契約書を電子契約で締結し、その内容を労働者名簿に自動連携することで、入社時の労務管理が大幅に効率化します。

メリット3：退職証明書・離職証明書との連動

退職時の退職証明書・離職証明書の作成にあたり、労働者名簿の情報をベースにすることで、書類作成時間を大幅短縮できます。

メリット4：保管期間の自動管理

5年（当面3年）の保管期間の自動管理。期間経過後の安全な廃棄処理も自動化可能。

メリット5：労基署調査への即対応

労基署の臨検・調査時に、検索機能でリアルタイムに該当データを提示できます。

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重要：個別の労務管理については、必ず社労士・弁護士にご相談ください。

労働者名簿テンプレに関するFAQ

Q1. 労働者名簿は1人ずつ作成？それともリスト形式？

労働者ごとの個別作成が原則です（労基法第107条の文言から「各労働者について調製」）。実務的には、表計算ソフトでリスト形式で管理した上で、必要に応じて個別出力できる構造が一般的です。本テンプレートは個別作成版とリスト版の両方に対応した汎用設計です。

Q2. アルバイト・パート・派遣社員も労働者名簿に含める？

直接雇用する全労働者（正社員・契約社員・パート・アルバイト）が対象です。ただし、「日々雇い入れられる者」は除外可能（労基法第107条）。派遣社員は派遣元事業主が労働者名簿を作成します（派遣先での作成義務はありません）。

Q3. 「履歴」はどこまで詳しく書く？

最終学歴・直近の職歴を記載するのが一般的です。詳細な履歴書全文を転記する必要はなく、概要レベルで構いません。「○年○月 ○○大学卒業」「○年○月 株式会社○○入社・○年○月退職」程度で十分です。

Q4. マイナンバーは労働者名簿に記載していい？

記載しません。マイナンバーは番号法に基づき、税務関連・社会保障関連の特定業務でのみ使用が認められています。労働者名簿への記載は不適切で、別管理が原則です。

Q5. 退職した社員の労働者名簿は捨ててもいい？

退職日から5年（当面3年）経過するまで保管義務があります（労基法第109条）。期間経過前の廃棄は労基法違反となります。

Q6. 労働者名簿の電子化は認められる？

認められます（労基法施行規則第59条の2）。ただし、画面表示・印刷出力可能性、改変防止措置、検索性等の要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法対応の労務管理システム等の活用が推奨されます。

Q7. 労働者本人から労働者名簿の閲覧を求められたら？

個人情報保護法第33条に基づき、開示請求に応じる義務があります（個人情報取扱事業者の場合）。労働者の自己情報の開示請求として位置づけられ、合理的な範囲で開示してください。

独自視点：労働者名簿は「労務管理の品質を映す鏡」

最後に、競合記事ではあまり強調されない独自の視点をお伝えします。

労働者名簿 ひな形は、単に「法定書類の事務作業」ではなく、「企業の労務管理の品質を映す鏡」として位置づけるべきです。

「労働者名簿の整備状況」が労務管理全体の指標

労基署の臨検・調査では、労働者名簿は最初に確認される書類です。労働者名簿が：

• 整備されていない → 労務管理全体が杜撰な可能性大
• 古い情報のまま → 労務管理が形骸化
• 記載漏れが多い → 法令遵守意識が低い
• 電子化されていない → 業務効率化が遅れている

と判断されます。一方、労働者名簿が適切に整備されている企業は、賃金台帳・出勤簿・36協定等も適切に運用されている傾向にあります。

「労務トラブル予防の起点」

労働者名簿は、以下のような労務トラブル予防の起点となります。

トラブル予防1：残業代未払い請求

労働者名簿+出勤簿+賃金台帳がセットで整備されていれば、残業代未払い請求があった場合に正確な対応が可能です。

トラブル予防2：解雇・退職トラブル

退職事由の正確な記載があれば、後の解雇無効訴訟・退職金請求等で重要な証拠となります。

トラブル予防3：労災・通勤災害対応

労働者の住所・業務内容の正確な記載があれば、労災時の対応がスムーズになります。

トラブル予防4：社会保険関連トラブル

入社日・退職日の正確な記載があれば、社会保険の喪失・取得手続きがスムーズです。

「電子化のメリットが特に大きい書類」

労働者名簿は、以下の理由で電子化のメリットが特に大きい書類です。

1. 5年（当面3年）の長期保管：紙の物理保管スペースが膨大
2. 検索ニーズが高い：退職者の名簿確認・労基署対応等
3. 複数事業場の管理：本社一元管理のニーズ
4. 他の書類との連動：雇用契約書・退職証明書等

中小企業ほど、労務管理の効率化のために労働者名簿の電子化を進めることを推奨します。

「中小企業ほど社労士の活用」を

労働者名簿の整備は基本的なことのようですが、中小企業では「労務担当者が他業務と兼務」「人事部がない」というケースが多く、整備不備が発生しやすいです。社労士の継続的な顧問契約を活用することで：

• 法定3帳簿の継続的な整備
• 入退社時の即時更新
• 労基署対応
• 労務監査対応

が可能になります。

「DX時代の労務管理基盤」としての位置づけ

近年、労務管理SaaS・人事システム・電子契約サービス等が普及しており、労働者名簿を含む労務管理のDX化が進んでいます。「紙の労働者名簿」から「クラウド労務管理システム」への移行は、中小企業にとっても現実的な選択肢です。

テンプレートをきっかけに、自社の労務管理基盤の見直しを進めることが推奨されます。

まとめ：労働者名簿は「9項目+5年保管+電子化」で完成

最後に要点を整理します。

• 労働者名簿 テンプレートは労基法施行規則第53条の9項目を必ず記載
• 5年保管（当面3年）（退職日等から起算）
• マイナンバー等は別管理（番号法対応）
• 電子化が可能（労基則第59条の2）
• 法定3帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）として一体運用
• 違反時は30万円以下の罰金（労基法第120条）
• 単なる事務書類ではなく「労務管理の品質を映す鏡」「労務トラブル予防の起点」

労働者名簿 ひな形は、企業の労務基盤の最初のステップとなる重要書類です。最新法令対応版テンプレを使い、社労士と連携して活用しましょう。

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• 労働基準監督署：労務関連の届出・相談・指導
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※本記事および提供テンプレートは2026年5月時点の労働基準法、労働基準法施行規則、個人情報保護法、マイナンバー法、電子帳簿保存法その他関連法令に基づき、作成しています。労働者名簿の個別運用については必ず社労士・弁護士にご相談ください。本テンプレートはあくまで参考のたたき台としてご活用ください。最新の法令解釈は、厚生労働省・労働基準監督署等の情報を参照してください。