退職証明書テンプレ|労基法22条対応・記載必須事項と発行義務

「退職した社員から『退職証明書を発行してほしい』と言われた。テンプレが手元にない…」 「退職証明書と離職票って同じもの？何が違うの？」 「退職理由はどう書けばいい？『請求された事項以外は書いてはいけない』ってどういうこと？」

退職証明書は、労働基準法第22条に基づき、退職した労働者から請求があった場合に使用者（会社）が交付する義務がある書類です。「もう退職した社員には関係ない」と軽く扱われがちですが、請求された場合の交付は法律上の義務であり、違反した場合は30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。さらに、「請求されていない事項を勝手に書いてはいけない」という独特のルールがあるため、注意が必要です。

結論からお伝えします。退職証明書は、労基法第22条に定める5つの記載事項のうち『労働者が請求した項目のみ』を、退職後速やかに交付するのが鉄則です。この記事では、退職証明書テンプレを無料（会員登録不要・メアド不要）でダウンロードできるよう用意しています。

この記事の結論

• 退職証明書は労働基準法第22条に基づき、退職者から請求があれば会社が交付する義務がある書類。交付しない・虚偽記載・請求外事項の記入などは30万円以下の罰金の対象になりうる。
• 記載事項は使用期間・業務の種類・地位・賃金・退職事由の5項目。ただし労働者が請求した項目のみを記載し、請求されていない事項を勝手に書くと違法（第22条第3項）。
• 退職証明書・解雇理由証明書・離職票（離職証明書）は別の書類。離職票はハローワーク経由で失業給付の申請に使うもので、混同しない。
• 退職事由・解雇理由は慎重かつ具体的に記載する。解雇の場合は就業規則の該当条項を引用し、事実関係を明確にする。
• 保存義務は5年間（当分の間3年間）。電子交付なら遠方の退職者にも迅速に対応でき、発行履歴や保存の管理も効率化できる。

目次

1. 退職証明書は「請求された項目のみ」を速やかに発行
2. 退職証明書とは何か：労基法第22条のルール
3. 退職証明書と類似書類の違い
4. 退職証明書の記載必須5項目
5. 退職理由の書き方
6. 退職証明書のよくあるミスと対策
7. 退職証明書を電子交付するメリット
8. 退職証明書テンプレに関するFAQ
9. 独自視点：退職証明書は「退職者の人生に影響する書類」
10. まとめ：退職証明書は「請求事項のみ・速やかに発行」が鉄則

退職証明書は「請求された項目のみ」を速やかに発行

最初に重要な結論をお伝えします。

退職証明書 ひな形を扱うときに押さえるべきポイントは、以下の3つです。

ポイント	内容
ポイント1：労基法第22条の交付義務	退職者から請求された場合は遅滞なく交付
ポイント2：記載項目は5つ	使用期間・業務種類・地位・賃金・退職事由
ポイント3：請求された項目のみ記載	請求されていない項目を勝手に書くと違法

特にポイント3は退職証明書特有のルールで、見落とされがちです。「退職事由まで全部書いたほうが親切だろう」と良かれと思って記載した内容が、労働者にとっては不利益情報（再就職を妨げる情報など）になることがあるため、法律で厳格に制限されています。

退職証明書とは何か：労基法第22条のルール

退職証明書は、労働基準法第22条に基づき、退職した労働者の請求に応じて使用者が交付する証明書です。

労基法第22条の規定

条項	内容
第1項	退職した労働者からの請求があれば、使用期間・業務種類・地位・賃金・退職事由について遅滞なく証明書を交付しなければならない
第2項	解雇予告された労働者は、退職日より前でも解雇理由証明書を請求できる
第3項	労働者が請求しない事項を記入してはならない
第4項	解雇された労働者は退職後も解雇理由証明書を請求できる
第5項	退職者の就職を妨害する目的の秘密記号等を含めてはならない

違反した場合の罰則

労基法第22条に違反した場合（交付しない、虚偽記載をする、請求外事項を記入する等）、労基法第120条により30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。

保存期間

退職証明書は、労基法第109条に基づき、雇用関係終了後5年間（当分の間3年間の経過措置あり）の保存義務があります。

退職証明書と類似書類の違い

退職時に発行される書類は複数あり、混同されがちです。整理しておきましょう。

退職証明書（労基法第22条）

• 法的根拠：労働基準法第22条
• 目的：退職事実・労働条件等の証明（主に転職活動・社会保険手続き等で使用）
• 交付タイミング：退職後、労働者の請求に応じて
• 交付義務：あり（請求された場合）
• 記載内容：労働者が請求した項目のみ（5つの記載事項）
• 使用者：雇用主（会社）

解雇理由証明書（労基法第22条第2項）

• 法的根拠：労働基準法第22条第2項
• 目的：解雇予告期間中に解雇理由を証明
• 交付タイミング：解雇予告から退職日までの間、労働者の請求に応じて
• 交付義務：あり（請求された場合）
• 記載内容：解雇理由のみ
• 使用者：雇用主（会社）

離職証明書（雇用保険法・通称「離職票」）

• 法的根拠：雇用保険法
• 目的：ハローワークでの失業給付申請に使用
• 交付タイミング：退職後、原則10日以内にハローワーク経由で交付
• 交付義務：あり（雇用保険被保険者の場合）
• 記載内容：離職理由、賃金支払状況等
• 使用者：ハローワーク（会社が手続き）

3者の比較表

観点	退職証明書	解雇理由証明書	離職証明書（離職票）
法的根拠	労基法第22条第1項	労基法第22条第2項	雇用保険法
主な用途	転職活動・各種手続き	解雇理由の証明	失業給付の申請
交付主体	会社	会社	ハローワーク経由（会社が手続き）
請求の要否	必要	必要	不要（自動的に手続き）
記載事項	請求事項のみ	解雇理由のみ	法定様式

「離職票が欲しい」と言われた場合、それは退職証明書ではなくハローワーク経由で発行される離職票を指していることが多いです。混同しないように整理しましょう。

退職証明書の記載必須5項目

退職証明書 テンプレートに含むべき項目は、労基法第22条第1項で定められた以下の5項目です。

No.	項目	内容
1	使用期間	入社年月日〜退職年月日
2	業務の種類	担当業務・職種
3	その事業における地位	役職・職位
4	賃金	退職時点の賃金（月給・諸手当等）
5	退職の事由（解雇の場合はその理由を含む）	自己都合・会社都合・解雇等

重要ルール：請求された項目のみ記載する

労基法第22条第3項により、労働者が請求していない事項を勝手に記入することは違法です。

労働者から「使用期間と業務の種類だけ書いてください」と請求があった場合、退職理由や賃金額を勝手に書き加えてはいけません。

実務上は、労働者から請求を受ける際に「どの項目の記載を希望するか」を確認するチェックリストを用意することが推奨されます。

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退職理由の書き方

退職事由の記載は、退職証明書 ひな形の中でも特にデリケートな項目です。労働者の今後の転職活動に大きな影響を与えるため、慎重な書き方が必要です。

退職事由の分類

退職事由	記載例
自己都合	一身上の都合により退職
会社都合	経営上の都合により退職（整理解雇等）
定年退職	定年（満60歳）に達したことによる退職
契約期間満了	契約期間満了による退職（更新なし）
解雇	解雇による退職（解雇理由は別記）
死亡	死亡による退職
その他	出向元復帰等、具体的に記載

自己都合退職の場合

退職事由：一身上の都合により退職
退職年月日：YYYY年MM月DD日

シンプルな記載で十分です。「家庭の事情」等の細かい理由を書く必要はありません。

解雇の場合

解雇の場合は、解雇理由を具体的に記載する必要があります。労働者から請求された場合の対応です。

退職事由：解雇による退職
退職年月日：YYYY年MM月DD日
解雇理由：
[就業規則第○条第○号に該当する事由が発生し、相当の指導を行ったが改善が見られなかったため]

注意：解雇理由は、裁判等で解雇の有効性が争われた際の根拠となります。就業規則の該当条項を具体的に引用し、事実関係を明確に記載することが重要です。

会社都合退職の場合

退職事由：会社都合による退職（事業所閉鎖に伴う整理）
退職年月日：YYYY年MM月DD日

会社都合退職の場合、失業給付の受給条件が自己都合より有利になります。雇用保険上の「特定受給資格者」「特定理由離職者」の判定にも影響するため、正確な記載が必要です。

退職事由を「請求されていない」場合の対応

労働者から「退職事由は書かないでください」と請求された場合、書いてはいけません。「退職事由がない退職証明書」となりますが、これは適法な対応です。

退職証明書のよくあるミスと対策

実務でありがちなミスを整理します。

ミス1：請求されていない事項を記載

「親切心」で退職事由を書いてしまうケース。労基法第22条第3項違反となります。

対策：労働者から請求を受ける際に、記載希望項目を必ず確認。

ミス2：解雇理由が抽象的

「就業規則違反のため」だけの記載は、後の解雇紛争で会社側に不利になります。

対策：就業規則の該当条項を引用し、具体的な事実関係を記載。

ミス3：交付の遅延

労働者の請求に対し、合理的期間内に交付しないと労基法違反となる可能性があります。

対策：請求受領後、2週間以内を目安に交付。

ミス4：離職票と混同

「退職証明書を出して」と言われたのに、離職票（ハローワーク経由）で対応してしまうケース。

対策：労働者の希望が「退職証明書」か「離職票」かを明確に確認。

ミス5：就職妨害目的の秘密記号

退職証明書の体裁を装って、転職先が解読できる暗号や記号で不利益情報を伝える行為は労基法第22条第5項により禁止されています。

対策：書類は誰が読んでも同じ内容として解釈できる、明確な記載に徹する。

ミス6：保存期間の超過処分

退職証明書は5年間（当分の間3年間）の保存義務があります。短期で廃棄すると違反になります。

対策：電子契約サービスで一元保管。

退職証明書を電子交付するメリット

退職証明書は退職者と会社の間でやり取りされるため、電子化の効果が大きい書類です。

メリット1：遠隔地の退職者にも即時対応

退職後に遠方に転居した労働者からの請求にも、電子的交付なら数時間で対応できます。

メリット2：転職活動のタイミングを逃さない

退職者の転職活動は時間との戦いです。電子交付なら即時受領可能で、転職活動のタイミングを逃しません。

メリット3：発行履歴の一元管理

退職者からの請求・発行履歴を電子的に一元管理することで、漏れや重複を防げます。

メリット4：保存期間中の管理効率化

5年間（当分の間3年間）の保存義務がありますが、電子契約サービスで一元保管することで、紙書類の保管スペース不要・検索容易の効果が得られます。

メリット5：就業規則・人事DBとの連携

退職者情報を人事DBから引き継いで、テンプレートから即発行できる仕組みを構築できます。

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退職証明書テンプレに関するFAQ

Q1. 退職証明書はいつまで請求可能？

労基法第22条第1項に明確な期限の定めはありませんが、判例上、退職後2年〜数年以内が請求可能期間の目安とされています（「退職後の合理的期間内」）。会社側は、退職後一定期間が経過した請求にも、合理的な対応をする必要があります。

Q2. 退職証明書を交付しないとどうなる？

労基法第22条違反として、労基法第120条により30万円以下の罰金の対象となる可能性があります。また、労働者から損害賠償請求を受けるリスクもあるため、請求があれば速やかに対応すべきです。

Q3. 退職証明書には会社印が必要？

法律上、押印自体は必須ではありません。ただし、転職先・行政機関等で「正式な書類」として認められるためには、会社印（代表者印または社判）の押印があった方が安全です。

Q4. 解雇理由証明書と退職証明書を1通にまとめてもいい？

両者は法的根拠が異なる別の書類です（解雇理由証明書は労基法第22条第2項、退職証明書は第22条第1項）。原則として別々に発行するのが望ましいですが、退職後の労働者からの請求で解雇理由も含めて退職証明書を発行する場合は、1通にまとめて記載することも可能です。

Q5. 退職証明書を電子交付する場合、退職者の同意は必要？

労働条件通知書ほど厳格な「希望取得」の規定はありませんが、退職者本人の同意を得るのが望ましいです。電子契約サービスを使えば、メールリンクで送信→退職者がダウンロード、というシンプルなフローで対応できます。

Q6. 退職者が外国人の場合、退職証明書はどう書く？

日本国内の労務関連書類のため、日本語で作成するのが基本です。退職者の希望があれば英訳を添付するのが親切な対応です。在留資格関連の手続きで使用される場合があるため、正確な記載が重要です。

Q7. アルバイト・パートにも退職証明書は発行する？

労基法第22条は雇用形態を問わず適用されます。アルバイト・パート・契約社員いずれも、退職者から請求があれば退職証明書を発行する義務があります。

独自視点：退職証明書は「退職者の人生に影響する書類」

最後に、競合記事ではあまり強調されない独自の視点をお伝えします。

退職証明書 ひな形は、会社にとっては「ルーティンの一書類」かもしれませんが、退職者にとっては転職活動・社会保険手続き・新生活設計に直接影響する重要書類です。

退職者にとっての退職証明書の意味

退職者が退職証明書を必要とする典型的な場面：

• 転職先への提出：前職での経歴・退職理由を証明
• 国民健康保険・国民年金の加入手続き：退職事実の証明
• 配偶者の扶養に入る手続き：退職証明として
• 教育訓練給付・失業給付の特例措置：退職理由の証明
• 住宅ローン・賃貸契約：無職期間の理由証明

これらの手続きは、退職証明書が届かない、または記載が不正確だと、退職者の生活に直接的な不利益を与えます。「退職した社員のことだから」と後回しにせず、迅速に対応することが重要です。

「退職時の対応」が会社のブランドに影響する

最近では、SNSや転職クチコミサイト（OpenWork等）で、退職時の会社対応が公開されることも珍しくありません。

• 退職証明書を出し渋った
• 発行に1か月以上かかった
• 必要な項目が抜けていた
• 転職活動に支障が出る記載がされていた

こうしたエピソードが拡散されると、採用ブランドに長期的な悪影響を与えます。逆に、「退職時もスピーディかつ丁寧に対応してくれた」という評判は、採用候補者にも安心感を与えます。

「退職プロセス」も人事業務の一部

採用プロセスに力を入れる企業は多いですが、退職プロセスを丁寧に設計している企業はまだ少数です。退職証明書を含む退職時書類（離職票、源泉徴収票、健康保険資格喪失証明書等）の発行を、退職プロセスの標準フローに組み込むことで、退職者対応の質を一気に上げられます。

「退職証明書の対応は、会社の人事業務レベルを示すバロメーター」と捉え直すことで、業務改善のきっかけにもなります。

まとめ：退職証明書は「請求事項のみ・速やかに発行」が鉄則

最後に要点を整理します。

• 退職証明書 テンプレートは労基法第22条の交付義務に対応
• 記載必須は5項目（使用期間・業務種類・地位・賃金・退職事由）
• 労働者が請求した項目のみ記載するのが鉄則（請求外事項記載は違反）
• 退職事由・解雇理由の記載は慎重・具体的に
• 退職証明書・解雇理由証明書・離職票の3つの書類を区別して対応
• 電子契約で遠方退職者にも迅速対応・保存期間中の管理効率化

退職証明書 ひな形は、形式的な書類ではなく、退職者の今後の人生に影響する重要書類です。最新法令対応版を使い、退職者対応を丁寧かつ迅速に行いましょう。

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※本記事および提供テンプレートは2026年5月時点の労働基準法、雇用保険法、その他関連法令に基づき、作成しています。個別の退職証明書の運用については、社会保険労務士・弁護士などの専門家にご相談ください。最新の法令解釈は厚生労働省・労働局の情報を参照してください。